Automaattiviestit ovat sähköpostiviestejä, jotka lähetetään, kun tapahtumassasi tapahtuu jotain, joten sinun ei tarvitse lähettää vahvistuksia käsin. Tyypillinen käyttötapa on lähettää jokaiselle vieraalle sähköpostitse hänen lippunsa tai vierasvahvistuksensa heti, kun hänet lisätään.
Jokainen automaattiviesti yhdistää käynnistimen (mikä viestin käynnistää), vastaanottajat (kenelle se lähetetään), valinnaisen liitteen sekä lähetettävän aiheen ja viestin. Aihe ja viesti voivat sisältää muuttujia, joten jokainen vastaanottaja saa omat tietonsa.
Automaattiviestien määrittämiseen tarvitset tapahtuman käyttöoikeuden Ylläpito. Lue lisää käyttöoikeuksista.
HuomautusAutomaattiviestit: saatavilla paketissa Professional.
Näin luot automaattiviestin
- Siirry kohtaan Tapahtumat (päävalikko) > tapahtumasi > Asetukset > Automaattiviestit
- Valitse Uusi automaattiviesti
- Määritä viesti. Uusi viesti on valmiiksi täytetty niin, että jokainen vieras saa vahvistuksensa, kun hänet lisätään, joten sinun tarvitsee ehkä vain antaa vastausosoite:
- Käynnistimet – viesti lähetetään, kun tapahtumaan lisätään vieras. Rajaa käynnistintä kentillä Vieraslistat ja Kutsun kautta?, joista jälkimmäisellä voit lähettää viestin vain kutsun kautta ilmoittautuneille vieraille tai vain suoraan lisätyille vieraille
- Vastaanottajat – osoitteet, joihin viesti lähetetään, esimerkiksi vieraan sähköpostiosoite. Valitse Uusi vastaanottaja, jos haluat lisätä kiinteän sähköpostiosoitteen, esimerkiksi omasi
- Liitteet – valitse Liput tai vahvistus, niin viestiin liitetään vieraan liput, jos hänen vieraslistallaan on käytössä 1 QR-koodi vierasta kohden, ja muuten hänen vierasvahvistuksensa. Liitteet nimetään vieraslistan ja vieraan mukaan, esimerkiksi ”Vahvistus – Henkilökunta - Anna Virtanen”
- Aihe ja Viesti – sähköpostiviestin sisältö. Valitse Lisää muuttuja, jos haluat lisätä vieraan tai tapahtuman tietoja, ja Lisää kuvia tai Lisää tiedostoja, jos haluat liittää viestiin kuvia tai tiedostoja
- Vastausosoite (pakollinen) – osoite, johon vieraiden vastaukset lähetetään
- Valitse Luo
Varoitus
Automaattiviestit lähetetään vain vieraille, jotka lisätään viestin luomisen jälkeen, ja vain silloin, kun tapahtuma on käynnissä tai tulossa. Sitä ennen lisätyt vieraat eivät saa viestiä.
Vihje
Testaa automaattiviesti ennen tapahtumaasi lisäämällä itsesi vieraaksi omalla sähköpostiosoitteellasi, ja tarkista, miten sähköpostiviesti ja sen liite tulevat perille.
Näin muokkaat tai poistat automaattiviestin
- Siirry kohtaan Tapahtumat (päävalikko) > tapahtumasi > Asetukset > Automaattiviestit > automaattiviestisi
- Muuta viestiä kohdassa Tiedot ja valitse Tallenna. Jos haluat sen sijaan poistaa automaattiviestin, valitse Poista ja vahvista
Automaattiviestin poistaminen ei vaikuta jo lähetettyihin sähköpostiviesteihin.