As mensagens automáticas são e-mails enviados quando algo acontece no teu evento, para não teres de enviar confirmações à mão. Uma utilização típica é enviar a cada convidado, por e-mail, o bilhete ou a confirmação do convidado assim que é adicionado.
Cada mensagem automática combina um acionador (o que a inicia), destinatários (a quem se destina), um anexo opcional e o assunto e a mensagem a enviar. O assunto e a mensagem podem incluir variáveis, para que cada destinatário receba os seus próprios dados.
Para configurar mensagens automáticas, precisas da permissão Administrar no evento. Mais informações sobre Permissões.
NotaMensagens automáticas: disponível no plano Professional.
Passos para criar uma mensagem automática
- Vai a Eventos (menu principal) > o teu evento > Definições > Mensagens automáticas
- Seleciona Nova mensagem automática
- Configura a mensagem. Uma nova mensagem vem preenchida para enviar a cada convidado a respetiva confirmação quando é adicionado, por isso talvez só precises de introduzir um endereço de e-mail para resposta:
- Acionadores — a mensagem é enviada quando um convidado é adicionado ao evento. Restringe-a com Listas de convidados, e com Por convite? para a enviares apenas a convidados que se inscreveram através de um convite, ou apenas a convidados adicionados diretamente
- Destinatários — os endereços para onde é enviada, como o endereço de e-mail do convidado. Seleciona Novo destinatário para adicionares um endereço de e-mail fixo, como o teu
- Anexos — seleciona Bilhetes ou confirmação para anexar os bilhetes do convidado se a respetiva lista de convidados tiver 1 código QR por convidado ou, caso contrário, a confirmação do convidado. Os anexos recebem o nome da lista de convidados e do convidado, como «Confirmação – Staff - Ana Silva»
- Assunto e Mensagem — o conteúdo do e-mail. Seleciona Adicionar variável para inserires dados do convidado ou do evento, e Adicionar imagens ou Adicionar ficheiros para os adicionares à mensagem
- Endereço de e-mail para resposta (obrigatório) — para onde são enviadas as respostas dos convidados
- Seleciona Criar
Aviso
O envio automático só se aplica a convidados adicionados depois de a mensagem ser criada, e apenas enquanto o evento está a decorrer ou ainda não começou. Para enviares a um convidado existente, segue os passos de envio manual abaixo.
Sugestão
Antes do evento, testa a mensagem automática: adiciona-te ao evento com o teu próprio endereço de e-mail e verifica como chegam o e-mail e o respetivo anexo.
Passos para editar ou eliminar uma mensagem automática
- Vai a Eventos (menu principal) > o teu evento > Definições > Mensagens automáticas > a tua mensagem automática
- Altera a mensagem em Detalhes e seleciona Guardar. Para eliminares a mensagem automática, seleciona antes Eliminar e confirma
Eliminar uma mensagem automática não afeta os e-mails já enviados.
Passos para enviar uma mensagem automática a um convidado existente
Podes enviar uma mensagem automática a um convidado que já esteja numa lista ou enviá-la novamente depois de corrigires o respetivo endereço de e-mail. Precisas da permissão Administrar no evento e na lista de convidados.
- Vai a Eventos (menu principal) > o teu evento > Convidados
- Pesquisa e seleciona o convidado
- Guarda as alterações aos dados do convidado e depois seleciona Mensagem automática ou Mensagens automáticas no painel de dados do convidado
- Seleciona as mensagens a enviar e os Destinatários adicionais que queres incluir. Endereço de e-mail do convidado contém por predefinição o e-mail guardado do convidado; podes introduzir outro endereço para este envio
- Seleciona Enviar por e-mail
A secção só aparece quando estás online e há pelo menos uma mensagem automática ativada. O título é Mensagem automática quando há uma ativada, ou Mensagens automáticas quando há várias ativadas. Só estão disponíveis as mensagens automáticas ativadas. O envio manual ignora as condições dos acionadores automáticos, por isso também funciona depois de o evento terminar e para convidados que não cumprem as restrições de listas de convidados ou convites do acionador. Alterar o e-mail aqui não atualiza os dados guardados do convidado. Os outros destinatários configurados só a recebem quando selecionados em Destinatários adicionais.
Passos para enviar mensagens automáticas a vários convidados
Precisas da permissão Administrar no evento e em cada lista de convidados selecionada. Mais informações sobre Permissões.
- Vai a Eventos (menu principal) > o teu evento > Convidados
- Seleciona os convidados ou todos os convidados que correspondem à tua pesquisa
- Seleciona Ações > Enviar mensagens automáticas
- Seleciona as mensagens e os Destinatários adicionais que queres incluir e depois Enviar por e-mail
Cada mensagem selecionada é enviada para cada convidado que corresponde à pesquisa. Os destinatários fixos selecionados recebem uma mensagem personalizada separada para cada convidado. Uma notificação mostra quantas mensagens foram enviadas e quantas foram ignoradas por não ter sido encontrado um destinatário válido.
Passos para copiar ou partilhar uma mensagem automática
Precisas da permissão Administrar no evento e na lista de convidados. Mais informações sobre Permissões.
- Vai a Eventos (menu principal) > o teu evento > Convidados e seleciona um convidado
- Seleciona Mensagem automática ou Mensagens automáticas no painel de dados do convidado
- Seleciona as mensagens e depois Copiar ou partilhar
- Seleciona Copiar para colares o texto noutra app ou Partilhar para escolheres uma app disponível, como o WhatsApp
Copiar e partilhar funcionam sem um endereço de e-mail do convidado. Incluem o texto personalizado e os links, incluindo qualquer link de confirmação do convidado presente na mensagem. Os anexos do e-mail não são incluídos e o Attendium não envia um e-mail. Partilhar só aparece quando o dispositivo suporta a partilha nativa.