Automatiske beskeder er e-mails, der sendes, når der sker noget i dit event, så du ikke behøver at sende bekræftelser manuelt. Typisk bruges de til at sende billetten eller gæstebekræftelsen til hver gæst via e-mail, så snart gæsten er tilføjet.
Hver automatisk besked består af en udløser (hvad der starter den), modtagere (hvem den sendes til), en valgfri vedhæftet fil samt emnet og beskeden, der skal sendes. Emne og besked kan indeholde variabler, så hver modtager får sine egne oplysninger.
For at konfigurere automatiske beskeder skal du have tilladelsen Admin for eventet. Læs mere om Tilladelser.
BemærkAutomatiske beskeder: inkluderet i planen Professional.
Sådan opretter du en automatisk besked
- Gå til Events (hovedmenuen) > dit event > Indstillinger > Automatiske beskeder
- Vælg Ny automatisk besked
- Konfigurer beskeden. En ny besked er udfyldt på forhånd til at sende bekræftelsen til hver gæst, når gæsten tilføjes, så du skal måske kun angive en svaradresse:
- Udløsere – beskeden sendes, når en gæst tilføjes til eventet. Afgræns den med Gæstelister og Via invitation?, hvor sidstnævnte lader dig sende den kun til gæster, der har tilmeldt sig via en invitation, eller kun til gæster, der er tilføjet direkte
- Modtagere – adresserne, den sendes til, for eksempel gæstens e-mailadresse. Vælg Ny modtager for at tilføje en fast e-mailadresse, for eksempel din egen
- Vedhæftede filer – vælg Billetter eller bekræftelse for at vedhæfte gæstens billetter, hvis gæsten er på en gæsteliste med 1 QR-kode pr. gæst, og ellers gæstebekræftelsen. De vedhæftede filer navngives efter gæstelisten og gæsten, for eksempel ”Bekræftelse – Crew - Anne Nielsen”
- Emne og Besked – indholdet af e-mailen. Vælg Tilføj variabel for at indsætte oplysninger om gæsten eller eventet, og Tilføj billeder eller Tilføj filer for at tilføje dem til beskeden
- Svaradresse (påkrævet) – hvor gæsternes svar sendes hen
- Vælg Opret
Advarsel
Automatiske beskeder sendes kun til gæster, der tilføjes, efter at beskeden er oprettet, og kun mens eventet er i gang eller endnu ikke er begyndt. Gæster, der blev tilføjet inden da, modtager den ikke.
Tip
Test den automatiske besked før dit event ved at tilføje dig selv som gæst med din egen e-mailadresse, og kontrollér, hvordan e-mailen og den vedhæftede fil kommer frem.
Sådan redigerer eller sletter du en automatisk besked
- Gå til Events (hovedmenuen) > dit event > Indstillinger > Automatiske beskeder > din automatiske besked
- Rediger beskeden under Detaljer, og vælg Gem. Hvis du i stedet vil slette den automatiske besked, skal du vælge Slet og bekræfte
Når du sletter en automatisk besked, påvirker det ikke e-mails, der allerede er sendt.