Mensajes automáticos

Los mensajes automáticos son correos electrónicos que se envían cuando ocurre algo en tu evento, para que no tengas que enviar confirmaciones manualmente. Un uso habitual es enviar por correo electrónico a cada invitado su entrada o la confirmación del invitado en cuanto se añade.

Cada mensaje automático combina un activador (lo que lo inicia), destinatarios (a quién se envía), un archivo adjunto opcional, y el asunto y el mensaje que se envían. El asunto y el mensaje pueden incluir variables, para que cada destinatario reciba sus propios datos.

Para configurar mensajes automáticos, necesitas el permiso Administrador para el evento. Más información sobre Permisos.

NotaMensajes automáticos: función disponible en el plan Professional.

Pasos para crear un mensaje automático

1. Ve a Eventos (menú principal) > tu evento > Ajustes > Mensajes automáticos
2. Selecciona Nuevo mensaje automático
3. Configura el mensaje. Un mensaje nuevo ya viene rellenado para enviar a cada invitado su confirmación en cuanto se añade, así que puede que solo tengas que introducir una dirección de correo electrónico de respuesta:
   • Activadores — el mensaje se envía cuando se añade un invitado al evento. Limítalo con Listas de invitados y ¿Por invitación?; este último te permite enviarlo solo a los invitados que se registraron a través de una invitación, o solo a los invitados añadidos directamente
   • Destinatarios — las direcciones a las que se envía, por ejemplo, la dirección de correo electrónico del invitado. Selecciona Nuevo destinatario para añadir una dirección de correo electrónico fija, como la tuya
   • Archivos adjuntos — selecciona Entradas o confirmación para adjuntar las entradas del invitado si su lista de invitados tiene 1 código QR por invitado o, si no, la confirmación del invitado. Los archivos adjuntos llevan el nombre de la lista de invitados y del invitado, por ejemplo, «Confirmación – Equipo - María Fernández»
   • Asunto y Mensaje — el contenido del correo electrónico. Selecciona Añadir variable para insertar datos del invitado o del evento, y Añadir imágenes o Añadir archivos para añadirlos al mensaje
   • Dirección de correo electrónico de respuesta (obligatorio) — adónde se envían las respuestas de los invitados
4. Selecciona Crear

Advertencia

El envío automático solo se aplica a los invitados que se añaden después de crear el mensaje, y solo mientras el evento esté en curso o aún no haya empezado. Para enviar un mensaje a un invitado existente, sigue los pasos de envío manual que aparecen a continuación.

Consejo

Antes de tu evento, prueba el mensaje automático añadiéndote como invitado con tu propia dirección de correo electrónico, y comprueba cómo llegan el correo electrónico y su archivo adjunto.

Pasos para editar o eliminar un mensaje automático

1. Ve a Eventos (menú principal) > tu evento > Ajustes > Mensajes automáticos > tu mensaje automático
2. Cambia el mensaje en Detalles y selecciona Guardar. Si en cambio quieres eliminar el mensaje automático, selecciona Eliminar y confirma

Eliminar un mensaje automático no afecta a los correos electrónicos ya enviados.

Pasos para enviar un mensaje automático a un invitado existente

Puedes enviar un mensaje automático a un invitado que ya esté en una lista, o volver a enviarlo después de corregir su dirección de correo electrónico. Necesitas el permiso Administrador para el evento y la lista de invitados.

1. Ve a Eventos (menú principal) > tu evento > Invitados
2. Busca al invitado y selecciónalo
3. Guarda los cambios en los datos del invitado y, después, selecciona Mensaje automático o Mensajes automáticos en el panel de datos del invitado
4. Selecciona los mensajes que quieres enviar y los Destinatarios adicionales que quieras incluir. Dirección de correo electrónico del invitado contiene de forma predeterminada el correo electrónico guardado del invitado; puedes introducir otra dirección para este envío
5. Selecciona Enviar por correo electrónico

La sección solo aparece cuando tienes conexión y hay al menos un mensaje automático habilitado. Se titula Mensaje automático cuando hay uno habilitado, o Mensajes automáticos cuando hay varios habilitados. Solo están disponibles los mensajes automáticos habilitados. El envío manual ignora las condiciones de los activadores automáticos, por lo que también funciona después de que termine el evento y para invitados que no cumplan las restricciones de listas de invitados o invitaciones del activador. Cambiar el correo electrónico aquí no actualiza los datos guardados del invitado. Los demás destinatarios configurados solo lo reciben cuando se seleccionan en Destinatarios adicionales.

Pasos para enviar mensajes automáticos a varios invitados

Necesitas el permiso Administrador para el evento y cada lista de invitados seleccionada. Más información sobre Permisos.

1. Ve a Eventos (menú principal) > tu evento > Invitados
2. Selecciona los invitados o todos los invitados que coincidan con tu búsqueda
3. Selecciona Acciones > Enviar mensajes automáticos
4. Selecciona los mensajes y los Destinatarios adicionales que quieras incluir y, después, Enviar por correo electrónico

Cada mensaje seleccionado se envía para cada invitado que coincida. Los destinatarios fijos seleccionados reciben un mensaje personalizado independiente por cada invitado. Una notificación muestra cuántos mensajes se han enviado y cuántos se han omitido porque no se ha encontrado ningún destinatario válido.

Pasos para copiar o compartir un mensaje automático

Necesitas el permiso Administrador para el evento y la lista de invitados. Más información sobre Permisos.

1. Ve a Eventos (menú principal) > tu evento > Invitados y selecciona un invitado
2. Selecciona Mensaje automático o Mensajes automáticos en el panel de datos del invitado
3. Selecciona los mensajes y, después, Copiar o compartir
4. Selecciona Copiar para pegar el texto en otra aplicación, o Compartir para elegir una aplicación disponible, como WhatsApp

Puedes copiar y compartir sin una dirección de correo electrónico del invitado. Se incluyen el texto personalizado y los enlaces, incluido cualquier enlace a la confirmación del invitado que contenga el mensaje. Los archivos adjuntos del correo electrónico no se incluyen y Attendium no envía ningún correo electrónico. Compartir solo aparece cuando el dispositivo admite la función nativa de compartir.