Automatische berichten zijn e-mails die worden verstuurd wanneer er iets gebeurt bij je event, zodat je bevestigingen niet handmatig hoeft te versturen. Een typische toepassing is elke gast het ticket of de gastbevestiging mailen zodra de gast is toegevoegd.
Elk automatisch bericht combineert een trigger (wat het start), ontvangers (naar wie het gaat), een optionele bijlage, en het onderwerp en het bericht die worden verstuurd. Onderwerp en bericht kunnen variabelen bevatten, zodat alle ontvangers hun eigen gegevens krijgen.
Om automatische berichten in te stellen, heb je het recht Beheerder nodig voor het event. Lees meer over Rechten.
OpmerkingAutomatische berichten: beschikbaar in het plan Professional.
Stappen om een automatisch bericht aan te maken
- Ga naar Events (hoofdmenu) > je event > Instellingen > Automatische berichten
- Selecteer Nieuw automatisch bericht
- Stel het bericht in. Een nieuw bericht is al zo ingevuld dat alle gasten hun bevestiging krijgen zodra ze zijn toegevoegd, dus misschien hoef je alleen een antwoord-e-mailadres in te vullen:
- Triggers — het bericht wordt verstuurd wanneer een gast aan het event wordt toegevoegd. Beperk het met Gastenlijsten en Via uitnodiging?; met dat laatste verstuur je het alleen naar gasten die zich via een uitnodiging hebben aangemeld, of alleen naar gasten die direct zijn toegevoegd
- Ontvangers — de adressen waarnaar het wordt verstuurd, zoals het e-mailadres van de gast. Selecteer Nieuwe ontvanger om een vast e-mailadres toe te voegen, zoals je eigen adres
- Bijlagen — selecteer Tickets of bevestiging om de tickets van de gast bij te voegen als de gastenlijst van de gast 1 QR-code per gast heeft, en anders de gastbevestiging. De bijlagen krijgen de naam van de gastenlijst en de gast, zoals ‘Bevestiging – Crew - Emma Visser’
- Onderwerp en Bericht — de inhoud van de e-mail. Selecteer Variabele toevoegen om gegevens van de gast of het event in te voegen, en Afbeeldingen toevoegen of Bestanden toevoegen om die aan het bericht toe te voegen
- Antwoord-e-mailadres (verplicht) — waar antwoorden van gasten naartoe gaan
- Selecteer Aanmaken
Waarschuwing
Automatisch versturen geldt alleen voor gasten die worden toegevoegd nadat het bericht is aangemaakt, en alleen zolang het event loopt of nog moet beginnen. Volg de handmatige stappen hieronder om een bericht naar een bestaande gast te versturen.
Tip
Test het automatische bericht vóór je event door jezelf als gast toe te voegen met je eigen e-mailadres, en controleer hoe de e-mail en de bijlage aankomen.
Stappen om een automatisch bericht te bewerken of te verwijderen
- Ga naar Events (hoofdmenu) > je event > Instellingen > Automatische berichten > je automatische bericht
- Wijzig het bericht onder Details en selecteer Opslaan. Wil je het automatische bericht in plaats daarvan verwijderen, selecteer dan Verwijderen en bevestig
Het verwijderen van een automatisch bericht heeft geen invloed op e-mails die al zijn verstuurd.
Stappen om een automatisch bericht naar een bestaande gast te versturen
Je kunt een automatisch bericht versturen naar een gast die al op een lijst staat, of het opnieuw versturen nadat je het e-mailadres van de gast hebt gecorrigeerd. Je hebt het recht Beheerder nodig voor het event en de gastenlijst.
- Ga naar Events (hoofdmenu) > je event > Gasten
- Zoek de gast en selecteer die
- Sla wijzigingen in de gegevens van de gast op en selecteer daarna Automatisch bericht of Automatische berichten in het paneel met gastgegevens
- Selecteer de berichten die je wilt versturen en de Extra ontvangers die je wilt opnemen. E-mailadres van de gast bevat standaard het opgeslagen e-mailadres van de gast; je kunt voor deze verzending een ander adres invullen
- Selecteer Per e-mail versturen
De sectie verschijnt alleen wanneer je online bent en er minstens één automatisch bericht is ingeschakeld. De titel is Automatisch bericht wanneer er één is ingeschakeld, of Automatische berichten wanneer er meerdere zijn ingeschakeld. Alleen ingeschakelde automatische berichten zijn beschikbaar. Handmatig versturen negeert de automatische triggervoorwaarden en werkt dus ook nadat het event is afgelopen en voor gasten die buiten de gastenlijst- of uitnodigingsbeperkingen van de trigger vallen. Als je het e-mailadres hier wijzigt, worden de opgeslagen gastgegevens niet bijgewerkt. Andere ingestelde ontvangers ontvangen het alleen als ze onder Extra ontvangers zijn geselecteerd.
Stappen om automatische berichten naar meerdere gasten te versturen
Je hebt het recht Beheerder nodig voor het event en elke geselecteerde gastenlijst. Lees meer over Rechten.
- Ga naar Events (hoofdmenu) > je event > Gasten
- Selecteer de gasten of alle gasten die overeenkomen met je zoekopdracht
- Selecteer Acties > Automatische berichten versturen
- Selecteer de berichten en de Extra ontvangers die je wilt opnemen en daarna Per e-mail versturen
Elk geselecteerd bericht wordt voor elke overeenkomende gast verstuurd. Geselecteerde vaste ontvangers krijgen voor elke gast een apart gepersonaliseerd bericht. Een melding toont hoeveel berichten zijn verstuurd en hoeveel zijn overgeslagen omdat er geen geldige ontvanger is gevonden.
Stappen om een automatisch bericht te kopiëren of te delen
Je hebt het recht Beheerder nodig voor het event en de gastenlijst. Lees meer over Rechten.
- Ga naar Events (hoofdmenu) > je event > Gasten en selecteer een gast
- Selecteer Automatisch bericht of Automatische berichten in het paneel met gastgegevens
- Selecteer de berichten en daarna Kopiëren of delen
- Selecteer Kopiëren om de tekst in een andere app te plakken, of Delen om een beschikbare app te kiezen, zoals WhatsApp
Kopiëren en delen werken zonder e-mailadres van de gast. De gepersonaliseerde tekst en links worden meegenomen, inclusief eventuele links naar de gastbevestiging in het bericht. E-mailbijlagen worden niet meegenomen en Attendium verstuurt geen e-mail. Delen verschijnt alleen als het apparaat de ingebouwde deelfunctie ondersteunt.