Automatyczne wiadomości

Automatyczne wiadomości to e-maile wysyłane, gdy w Twoim evencie coś się dzieje, więc nie musisz ręcznie wysyłać potwierdzeń. Typowe zastosowanie to wysyłanie każdemu gościowi e-mailem jego biletu lub potwierdzenia gościa od razu po dodaniu go.

Każda automatyczna wiadomość łączy wyzwalacz (co ją uruchamia), odbiorców (do kogo trafia), opcjonalny załącznik oraz temat i wiadomość do wysłania. Temat i wiadomość mogą zawierać zmienne, dzięki czemu każdy odbiorca otrzymuje własne dane.

Aby skonfigurować automatyczne wiadomości, potrzebujesz uprawnienia Administrator dla eventu. Więcej informacji: Uprawnienia.

InformacjaAutomatyczne wiadomości: funkcja dostępna w planie Professional.

Jak utworzyć automatyczną wiadomość

1. Przejdź do Eventy (menu główne) > Twój event > Ustawienia > Automatyczne wiadomości
2. Wybierz przycisk Nowa automatyczna wiadomość
3. Skonfiguruj wiadomość. Nowa wiadomość jest już wstępnie wypełniona tak, aby każdy gość otrzymywał swoje potwierdzenie od razu po dodaniu, więc być może wystarczy wpisać adres e-mail do odpowiedzi:
   • Wyzwalacze — wiadomość jest wysyłana, gdy gość zostaje dodany do eventu. Zawęź ją za pomocą pól Listy gości i Przez zaproszenie?; to drugie pozwala wysyłać ją tylko gościom, którzy zapisali się przez zaproszenie, albo tylko gościom dodanym bezpośrednio
   • Odbiorcy — adresy, na które jest wysyłana, na przykład adres e-mail gościa. Wybierz przycisk Nowy odbiorca, aby dodać stały adres e-mail, na przykład własny
   • Załączniki — wybierz opcję Bilety lub potwierdzenie, aby dołączyć bilety gościa, jeśli dla jego listy gości wybrano 1 kod QR na gościa, a w przeciwnym razie jego potwierdzenie gościa. Nazwy załączników zawierają nazwę listy gości oraz imię i nazwisko gościa, na przykład „Potwierdzenie – Ekipa - Katarzyna Wójcik”
   • Temat i Wiadomość — treść e-maila. Wybierz przycisk Dodaj zmienną, aby wstawić dane gościa lub eventu, a przycisk Dodaj obrazy lub Dodaj pliki, aby dodać je do wiadomości
   • Adres e-mail do odpowiedzi (wymagane) — dokąd trafiają odpowiedzi gości
4. Wybierz przycisk Utwórz

Ostrzeżenie

Automatyczne wysyłanie dotyczy tylko gości dodanych po utworzeniu wiadomości i tylko wtedy, gdy event trwa lub jeszcze się nie rozpoczął. Aby wysłać wiadomość do istniejącego gościa, wykonaj poniższe kroki wysyłania ręcznego.

Wskazówka

Przed eventem przetestuj automatyczną wiadomość, dodając siebie jako gościa z własnym adresem e-mail, i sprawdź, jak wyglądają otrzymany e-mail i jego załącznik.

Jak edytować lub usunąć automatyczną wiadomość

1. Przejdź do Eventy (menu główne) > Twój event > Ustawienia > Automatyczne wiadomości > Twoja automatyczna wiadomość
2. Zmień wiadomość w sekcji Szczegóły i wybierz przycisk Zapisz. Aby zamiast tego usunąć automatyczną wiadomość, wybierz opcję Usuń i potwierdź

Usunięcie automatycznej wiadomości nie wpływa na już wysłane e-maile.

Jak wysłać automatyczną wiadomość do istniejącego gościa

Możesz wysłać automatyczną wiadomość do gościa, który jest już na liście, lub wysłać ją ponownie po poprawieniu jego adresu e-mail. Potrzebujesz uprawnienia Administrator dla eventu i listy gości.

1. Przejdź do Eventy (menu główne) > Twój event > Goście
2. Wyszukaj i wybierz gościa
3. Zapisz zmiany w danych gościa, a następnie wybierz Automatyczna wiadomość lub Automatyczne wiadomości w panelu danych gościa
4. Wybierz wiadomości do wysłania oraz odbiorców do uwzględnienia w polu Dodatkowi odbiorcy. Pole Adres e-mail gościa domyślnie zawiera zapisany adres e-mail gościa; możesz wpisać inny adres na potrzeby tego wysłania
5. Wybierz przycisk Wyślij e-mailem

Sekcja pojawia się tylko wtedy, gdy masz połączenie z internetem i włączona jest co najmniej jedna automatyczna wiadomość. Ma tytuł Automatyczna wiadomość, gdy włączona jest jedna, lub Automatyczne wiadomości, gdy włączonych jest kilka. Dostępne są tylko włączone automatyczne wiadomości. Wysyłanie ręczne pomija warunki automatycznych wyzwalaczy, więc działa również po zakończeniu eventu oraz dla gości, którzy nie spełniają ograniczeń wyzwalacza dotyczących list gości lub zaproszeń. Zmiana adresu e-mail w tym miejscu nie aktualizuje zapisanych danych gościa. Inni skonfigurowani odbiorcy otrzymują ją tylko po wybraniu w polu Dodatkowi odbiorcy.

Jak wysłać automatyczne wiadomości do kilku gości

Potrzebujesz uprawnienia Administrator dla eventu i każdej wybranej listy gości. Więcej informacji: Uprawnienia.

1. Przejdź do Eventy (menu główne) > Twój event > Goście
2. Wybierz gości lub wszystkich gości pasujących do wyszukiwania
3. Wybierz Akcje > Wyślij automatyczne wiadomości
4. Wybierz wiadomości oraz odbiorców do uwzględnienia w polu Dodatkowi odbiorcy, a następnie przycisk Wyślij e-mailem

Każda wybrana wiadomość jest wysyłana dla każdego pasującego gościa. Wybrani stali odbiorcy otrzymują osobną spersonalizowaną wiadomość dla każdego gościa. Powiadomienie pokazuje, ile wiadomości wysłano, a ile pominięto z powodu braku prawidłowego odbiorcy.

Jak skopiować lub udostępnić automatyczną wiadomość

Potrzebujesz uprawnienia Administrator dla eventu i listy gości. Więcej informacji: Uprawnienia.

1. Przejdź do Eventy (menu główne) > Twój event > Goście i wybierz gościa
2. Wybierz Automatyczna wiadomość lub Automatyczne wiadomości w panelu danych gościa
3. Wybierz wiadomości, a następnie przycisk Kopiuj lub udostępnij
4. Wybierz przycisk Kopiuj, aby wkleić tekst do innej aplikacji, lub Udostępnij, aby wybrać dostępną aplikację, na przykład WhatsApp

Kopiowanie i udostępnianie działają bez adresu e-mail gościa. Obejmują spersonalizowany tekst i linki, w tym link do potwierdzenia gościa, jeśli jest w wiadomości. Załączniki e-mail nie są dołączane, a Attendium nie wysyła e-maila. Przycisk Udostępnij pojawia się tylko wtedy, gdy urządzenie obsługuje systemową funkcję udostępniania.