Automeddelanden

Automeddelanden är e-postmeddelanden som skickas när något händer i ditt event, så att du inte behöver skicka bekräftelser manuellt. Ett typiskt användningsområde är att skicka biljetten eller gästbekräftelsen via e-post till varje gäst så snart gästen har lagts till.

Varje automeddelande kombinerar en utlösare (vad som startar det), mottagare (vem det går till), en valfri bilaga samt ämnet och meddelandet som ska skickas. Ämne och meddelande kan innehålla variabler, så att varje mottagare får sina egna uppgifter.

För att ställa in automeddelanden behöver du behörigheten Admin för eventet. Läs mer om Behörigheter.

ObsAutomeddelanden: ingår i planen Professional.

Steg för att skapa ett automeddelande

1. Gå till Event (huvudmenyn) > ditt event > Inställningar > Automeddelanden
2. Välj Nytt automeddelande
3. Konfigurera meddelandet. Ett nytt meddelande är redan ifyllt så att varje gäst får sin bekräftelse när gästen läggs till, så du kanske bara behöver ange en svarsadress:
   • Utlösare — meddelandet skickas när en gäst läggs till i eventet. Begränsa det med Gästlistor och Via inbjudan?, där det senare låter dig skicka det bara till gäster som har anmält sig via en inbjudan, eller bara till gäster som har lagts till direkt
   • Mottagare — adresserna det skickas till, till exempel gästens e-postadress. Välj Ny mottagare för att lägga till en fast e-postadress, till exempel din egen
   • Bilagor — välj Biljetter eller bekräftelse för att bifoga gästens biljetter om gästlistan har 1 QR-kod per gäst, och annars gästbekräftelsen. Bilagorna namnges efter gästlistan och gästen, till exempel ”Bekräftelse – Crew - Anna Svensson”
   • Ämne och Meddelande — innehållet i e-postmeddelandet. Välj Lägg till variabel för att infoga uppgifter om gästen eller eventet, och Lägg till bilder eller Lägg till filer för att lägga till dem i meddelandet
   • Svarsadress (obligatoriskt) — dit gästernas svar skickas
4. Välj Skapa

Varning

Automatiskt utskick gäller bara gäster som läggs till efter att meddelandet har skapats, och bara medan eventet pågår eller ännu inte har börjat. Följ de manuella stegen nedan för att skicka till en befintlig gäst.

Tips

Testa automeddelandet före ditt event genom att lägga till dig själv som gäst med din egen e-postadress, och kontrollera hur e-postmeddelandet och bilagan kommer fram.

Steg för att redigera eller radera ett automeddelande

1. Gå till Event (huvudmenyn) > ditt event > Inställningar > Automeddelanden > ditt automeddelande
2. Ändra meddelandet under Uppgifter och välj Spara. Om du vill radera automeddelandet i stället väljer du Radera och bekräftar

Att radera ett automeddelande påverkar inte e-postmeddelanden som redan har skickats.

Steg för att skicka ett automeddelande till en befintlig gäst

Du kan skicka ett automeddelande till en gäst som redan finns på en lista, eller skicka det igen efter att ha rättat gästens e-postadress. Du behöver behörigheten Admin för eventet och gästlistan.

1. Gå till Event (huvudmenyn) > ditt event > Gäster
2. Sök efter och välj gästen
3. Spara eventuella ändringar i gästens uppgifter och välj sedan Automeddelande eller Automeddelanden i panelen med gästuppgifter
4. Välj vilka meddelanden som ska skickas och vilka mottagare under Extra mottagare som ska inkluderas. Gästens e-postadress innehåller som standard gästens sparade e-postadress; du kan ange en annan adress för det här utskicket
5. Välj Skicka via e-post

Avsnittet visas bara när du är online och minst ett automeddelande är aktiverat. Det heter Automeddelande när ett är aktiverat, eller Automeddelanden när flera är aktiverade. Bara aktiverade automeddelanden är tillgängliga. Manuellt utskick bortser från de automatiska utlösarvillkoren, så det fungerar även efter att eventet har avslutats och för gäster som inte uppfyller utlösarens begränsningar för gästlistor eller inbjudningar. Om du ändrar e-postadressen här uppdateras inte gästens sparade uppgifter. Andra konfigurerade mottagare får det bara om de är valda under Extra mottagare.

Steg för att skicka automeddelanden till flera gäster

Du behöver behörigheten Admin för eventet och varje vald gästlista. Läs mer om Behörigheter.

1. Gå till Event (huvudmenyn) > ditt event > Gäster
2. Välj gästerna eller alla gäster som matchar din sökning
3. Välj Åtgärder > Skicka automeddelanden
4. Välj meddelandena och vilka mottagare under Extra mottagare som ska inkluderas och sedan Skicka via e-post

Varje valt meddelande skickas för varje matchande gäst. Valda fasta mottagare får ett separat personligt meddelande för varje gäst. En avisering visar hur många meddelanden som skickades och hur många som hoppades över för att ingen giltig mottagare hittades.

Steg för att kopiera eller dela ett automeddelande

Du behöver behörigheten Admin för eventet och gästlistan. Läs mer om Behörigheter.

1. Gå till Event (huvudmenyn) > ditt event > Gäster och välj en gäst
2. Välj Automeddelande eller Automeddelanden i panelen med gästuppgifter
3. Välj meddelandena och sedan Kopiera eller dela
4. Välj Kopiera för att klistra in texten i en annan app, eller Dela för att välja en tillgänglig app, till exempel WhatsApp

Kopiering och delning fungerar utan en e-postadress för gästen. De tar med den personliga texten och länkarna, inklusive eventuella länkar till gästbekräftelsen i meddelandet. E-postbilagor ingår inte och Attendium skickar inget e-postmeddelande. Dela visas bara när enheten stöder systemets delningsfunktion.