Agregar o importar invitados a un evento

Puedes agregar invitados a un evento manualmente uno por uno, importándolos desde archivos de Excel, CSV o texto, o copiando y pegando texto.

Para agregar invitados, necesitas el permiso Agregar invitados. Más información sobre Permisos.

Para recopilar RSVPs, usa Invitaciones. También puedes agregar invitados vinculando Pases.

Después de agregar invitados, puedes enviar confirmaciones rápidamente con Confirmaciones de invitados.

Pasos para agregar invitados

1. Ve a Eventos (menú principal) > tu evento > Invitados
2. Selecciona Agregar invitados (debajo de la lista, o el botón ➕ en el celular)
3. Selecciona el método que prefieras en las pestañas

Pestaña “Individual”: agregar invitados uno por uno

Agrega invitados individuales con el formulario:

• Nombre y apellidos (obligatorio)
• Lista de invitados — selecciona una existente o agrega una nueva
• Total de invitados — número de invitados para este nombre (valor predeterminado: 1)
• Invitados gratuitos — número de invitados gratuitos incluidos en el total (valor predeterminado: 0), se muestra cuando Contabilizar invitados gratuitos está activado (consulta más abajo) o el nombre ya tiene invitados gratuitos
• Campos personalizados — agrega o completa campos personalizados

Ejemplo: para Juan García y dos amigos, donde Juan entra gratis pero sus amigos pagan, ingresa “Total de invitados”: 3, “Invitados gratuitos”: 1.

Selecciona Agregar cuando termines.

Pestaña “Importar”: importar desde archivos

1. Selecciona tu archivo de Excel, CSV o texto
2. La importación muestra tus datos y te pregunta qué columnas quieres importar
3. Asigna las columnas a campos predefinidos (nombre, total de invitados, lista de invitados, correo electrónico, etc.)
4. Selecciona “Campo personalizado” para los datos que no coincidan con ningún campo predefinido u “Omitir” para las columnas que no necesites
5. En los archivos de Excel, usa una hoja por archivo con los títulos de las columnas en la primera fila y deja seleccionada la opción La fila 1 es la fila de título
6. Opcionalmente, selecciona Corregir las mayúsculas en los nombres para arreglar los nombres escritos todo en mayúsculas o todo en minúsculas, y Todos los invitados gratuitos para agregar a todos los invitados como invitados gratuitos (cuando Contabilizar invitados gratuitos está activado, consulta más abajo)
7. Selecciona Importar

Pestaña “Texto”: copiar y pegar

Pega nombres directamente desde correos electrónicos, mensajes de WhatsApp u otras fuentes de texto:

1. Selecciona la lista de invitados
2. Pega o escribe los nombres, uno por línea
3. Selecciona Importar
4. Revisa los invitados en la importación y luego selecciona Importar de nuevo

Pasos para extraer invitados con IA

NotaImportación de invitados con IA: función disponible en los planes Lite, Starter y Professional.

Cuando el texto no tiene un nombre por línea, como un correo electrónico o una conversación de chat, deja que la IA encuentre a los invitados que contiene:

1. Selecciona la lista de invitados
2. Pega el texto y selecciona la opción Extraer con IA
3. Selecciona Extraer
4. Revisa los invitados que encontró la IA. El texto del que proviene cada invitado aparece resaltado. Corrige un valor directamente en la lista, o selecciona Parece incorrecto y luego Intentar de nuevo, Editar texto o Descartar
5. Selecciona Parece correcto, importar

Ejemplos de formato de texto

Un nombre por línea:

Juan García +2

Invitados gratuitos entre paréntesis (cuando Contabilizar invitados gratuitos está activado, consulta más abajo):

Lucía Martínez +1 (2)
Pablo López (free)

Nota después de los dos puntos:

María Fernández +2 : Reina del Norte

Correo electrónico después del nombre:

Juan García juan@attendium.com

Duplicados

La importación verifica si hay duplicados dentro de la importación y con respecto a los invitados que ya están en el evento, y te pregunta qué hacer antes de agregar nada. Para los nombres que aparecen más de una vez en la importación, selecciona Conservar el último de cada grupo o Conservar todos. Para los nombres que ya existen en el evento, elige para cada uno si quieres agregarlo de todos modos, omitirlo o reemplazar al invitado existente, o selecciona Omitir todos.

Contabilizar invitados gratuitos

Los invitados gratuitos entran gratis mientras otros con el mismo nombre pagan, por ejemplo en la puerta. Para mostrar los campos de invitados gratuitos, ve a Configuración (menú principal) > Cuenta, selecciona la opción Contabilizar invitados gratuitos y luego Guardar. Para cambiar esta configuración, necesitas el permiso Administrar en la cuenta. Más información sobre Permisos. Cuando Contabilizar invitados gratuitos está desactivado, los campos e indicaciones de invitados gratuitos de un evento, incluidas las opciones de invitados gratuitos de las pestañas Texto e Importar, solo se muestran donde ya hay invitados gratuitos.