Buscar y hacer check-in de invitados en un evento

Busca a los invitados por su nombre o escaneando su código QR y haz su check-in a medida que llegan. La búsqueda y el check-in también funcionan sin conexión, y los check-ins hechos sin conexión se sincronizan cuando se restablece la conexión (consulta Trabajar sin conexión).

Para hacer check-in de invitados, necesitas el permiso Hacer check-in de invitados. Más información sobre Permisos.

Nota

Los usuarios siempre pueden ver a los invitados que hayan agregado. Para ver a los invitados agregados por otras personas, necesitas el permiso Ver invitados.

Los check-ins quedan reflejados en el registro (consulta Ver el registro de un evento) y en la analítica (consulta Ver la analítica de un evento). La analítica muestra datos sobre el rendimiento de los promotores, como qué usuarios agregaron invitados que asistieron. El registro muestra qué usuario hizo check-in de los invitados y cuándo.

Pasos para buscar y hacer check-in por nombre

1. Ve a Eventos (menú principal) > tu evento > Invitados
2. Usa el campo de búsqueda con la búsqueda por iniciales o por el principio de las palabras:
   • Para “Juan García”, escribe “j g” en lugar del nombre completo
   • Refina la búsqueda con más letras: “j ga”
   • El orden no importa: “g j” también funciona
3. Selecciona al invitado en los resultados
4. Selecciona el botón Hacer check-in

El contador del botón muestra los invitados con check-in / el total de invitados. Para hacer check-in de parte de un grupo, selecciona el botón una vez por cada persona.

Invitados gratuitos y de pago

Si un nombre incluye tanto invitados gratuitos como de pago, aparecen dos botones, Hacer check-in gratis y Hacer check-in de pago, para que puedas controlar cada tipo por separado. El contador de cada botón muestra solo los invitados de su tipo.

Activar la búsqueda en campos personalizados

De forma predeterminada, la búsqueda solo usa los nombres de los invitados:

1. Selecciona Filtros (junto al campo de búsqueda, o Más > Filtros en el celular)
2. Selecciona qué campos personalizados quieres incluir en la búsqueda
3. Los campos seleccionados aparecen en los resultados y se pueden buscar

Opciones de filtrado adicionales

Selecciona Filtros (o Más > Filtros en el celular) para acceder a:

• Con check-in — filtrar por estado de check-in
• Listas de invitados — filtrar por listas específicas
• Agregado por — filtrar por quién agregó a los invitados
• Ordenar por — cambiar el orden (nombre, apellidos, campo personalizado)

Editar y deshacer check-ins

Para deshacer un check-in o ajustar la cantidad:

1. Selecciona al invitado
2. Selecciona Editar check-ins
3. Ingresa la cantidad correcta de invitados con check-in
4. Selecciona Guardar

Escanear códigos QR

Nota

El botón Escanear solo está visible en las aplicaciones móviles, no en el sitio web.

Puedes escanear códigos QR para hacer check-in de invitados:

1. Ve a Eventos (menú principal) > tu evento > Invitados
2. Selecciona Escanear (junto al campo de búsqueda) o presiona el botón de escaneo de tu escáner dedicado (como el Zebra TC58)
3. Escanea el código QR con la cámara de tu dispositivo o con el escáner dedicado

Qué puedes escanear

Actualmente se admiten códigos QR. Puedes escanear:

• Entradas — tanto para invitados de pago como gratuitos (consulta Administrar la venta de entradas y los códigos QR de un evento)
• Pases (consulta Pases)
• Confirmaciones de invitados — para listas de invitados con “1 código QR por nombre” (consulta Confirmaciones de invitados)

Cómo funciona el escaneo

Para las listas de invitados, hay dos tipos de códigos QR con distintos comportamientos predeterminados:

• 1 código QR por invitado: hace check-in de un invitado automáticamente al escanearse
• 1 código QR por nombre: selecciona al invitado para que puedas hacer check-in manualmente de cada persona que llegue

Para los pases, el escaneo selecciona al invitado (como la opción “1 código QR por nombre”).

Cuando se hace check-in de una entrada al escanearla, la pantalla muestra al invitado y Con check-in. Selecciona el nombre para abrir la ficha del invitado. Si la entrada ya tenía check-in, el escáner muestra “Esta entrada ya tiene check-in” y cuándo se hizo el check-in. También se rechazan las entradas de otro evento y los códigos desconocidos, de modo que nunca se hace check-in de un invitado con un código QR equivocado.

El escáner funciona en modo sin conexión y sincroniza los check-ins cuando se restablece la conexión. Consulta Trabajar sin conexión.

Configurar el comportamiento del escaneo

Para cambiar cómo funciona el escáner:

1. Selecciona Escanear
2. Selecciona el ícono del engranaje en la parte superior del escáner
3. Desmarca Hacer check-in de los invitados automáticamente después de escanear para que, al escanear un código de tipo “1 código QR por invitado”, se seleccione al invitado en lugar de hacer su check-in

Esta opción también se aplica a los escaneos hechos con un escáner dedicado.

Usar escáneres dedicados

El escaneo con la cámara integrada es suficiente para la mayoría de los eventos. Para eventos con mucha afluencia que requieren rapidez y precisión con poca luz, considera un dispositivo escáner dedicado como el Zebra TC58. Su escáner integrado puede ser más rápido y preciso que la cámara de un dispositivo común, pero para la mayoría de los eventos basta con un dispositivo iOS o Android común con el escáner de la cámara.

Comunícate con el equipo de soporte antes de comprar hardware para confirmar la compatibilidad.

Buenas prácticas

• Para ganar rapidez: usa la búsqueda por iniciales (escribe “j g” para “Juan García”) - suele ser más rápida que escanear códigos QR y no hace falta distribuir códigos
• Para mayor seguridad: los códigos QR impiden que los invitados usen nombres o documentos de identidad falsos
• Para una experiencia VIP: la búsqueda por nombre aporta un toque personal al recibir a invitados destacados y funciona bien cuando verificas documentos de identidad