Automatische Nachrichten sind E-Mails, die gesendet werden, wenn bei deinem Event etwas passiert, sodass du Bestätigungen nicht manuell verschicken musst. Ein typischer Anwendungsfall ist, jedem Gast sein Ticket oder seine Gastbestätigung per E-Mail zu schicken, sobald er hinzugefügt wird.
Jede automatische Nachricht kombiniert einen Auslöser (was sie startet), Empfänger (an wen sie geht), einen optionalen Anhang sowie den Betreff und die Nachricht, die gesendet werden. Betreff und Nachricht können Variablen enthalten, sodass jeder Empfänger seine eigenen Daten erhält.
Um automatische Nachrichten einzurichten, benötigst du die Berechtigung Admin für das Event. Weitere Informationen findest du unter Berechtigungen.
HinweisAutomatische Nachrichten: verfügbar im Tarif Professional.
Schritte zum Erstellen einer automatischen Nachricht
- Gehe zu Events (Hauptmenü) > dein Event > Einstellungen > Automatische Nachrichten
- Wähle Neue automatische Nachricht aus
- Konfiguriere die Nachricht. Eine neue Nachricht ist bereits so ausgefüllt, dass jeder Gast seine Bestätigung erhält, sobald er hinzugefügt wird. Eventuell musst du also nur eine Antwort-E-Mail-Adresse eingeben:
- Auslöser — die Nachricht wird gesendet, wenn ein Gast zum Event hinzugefügt wird. Schränke sie mit Gästelisten und Per Einladung? ein; mit Letzterem kannst du sie nur an Gäste senden, die sich über eine Einladung angemeldet haben, oder nur an direkt hinzugefügte Gäste
- Empfänger — wer sie erhält, zum Beispiel die E-Mail-Adresse des Gastes. Wähle Neuer Empfänger aus, um eine feste E-Mail-Adresse hinzuzufügen, zum Beispiel deine eigene
- Anhänge — wähle Tickets oder Bestätigung aus, um die Tickets des Gastes anzuhängen, wenn für seine Gästeliste 1 QR-Code pro Gast eingestellt ist, andernfalls seine Gastbestätigung. Die Anhänge werden nach der Gästeliste und dem Gast benannt, zum Beispiel „Bestätigung – Crew - Anna Müller“
- Betreff und Nachricht — der Inhalt der E-Mail. Wähle Variable hinzufügen aus, um Gast- oder Event-Details einzufügen, und Bilder hinzufügen oder Dateien hinzufügen, um der Nachricht Bilder oder Dateien hinzuzufügen
- Antwort-E-Mail-Adresse (erforderlich) — wohin Antworten von Gästen gesendet werden
- Wähle Erstellen aus
Warnung
Automatische Nachrichten werden nur an Gäste gesendet, die nach dem Erstellen der Nachricht hinzugefügt werden, und nur, solange das Event läuft oder noch ansteht. Gäste, die vorher hinzugefügt wurden, erhalten sie nicht.
Tipp
Teste die automatische Nachricht vor deinem Event, indem du dich selbst mit deiner eigenen E-Mail-Adresse als Gast hinzufügst, und prüfe, wie die E-Mail und ihr Anhang ankommen.
Schritte zum Bearbeiten oder Löschen einer automatischen Nachricht
- Gehe zu Events (Hauptmenü) > dein Event > Einstellungen > Automatische Nachrichten > deine automatische Nachricht
- Ändere die Nachricht unter Details und wähle Speichern aus. Um die automatische Nachricht stattdessen zu löschen, wähle Löschen aus und bestätige
Das Löschen einer automatischen Nachricht wirkt sich nicht auf bereits gesendete E-Mails aus.