Vieraiden haku ja sisäänkirjaus tapahtumassa

Etsi vieraat nimen perusteella tai skannaamalla heidän QR-koodinsa ja kirjaa heidät sisään, kun he saapuvat. Haku ja sisäänkirjaus toimivat myös offline-tilassa, ja offline-tilassa tehdyt sisäänkirjaukset synkronoidaan, kun yhteys palautuu (katso Työskentely offline-tilassa).

Vieraiden sisäänkirjaamiseen tarvitset käyttöoikeuden Vieraiden sisäänkirjaus. Lue lisää käyttöoikeuksista.

Huomautus

Käyttäjät näkevät aina itse lisäämänsä vieraat. Nähdäksesi muiden lisäämät vieraat tarvitset käyttöoikeuden Vieraiden katselu.

Sisäänkirjaukset tallentuvat lokiin (katso Tapahtuman lokin tarkastelu) ja analytiikkaan (katso Tapahtuman analytiikan tarkastelu). Analytiikka näyttää promoottoreiden tulostietoja, esimerkiksi sen, ketkä käyttäjät lisäsivät paikalle saapuneita vieraita. Lokista näkyy, kuka käyttäjä kirjasi vieraita sisään ja milloin.

Näin haet vieraita ja kirjaat heidät sisään nimen perusteella

1. Siirry kohtaan Tapahtumat (päävalikko) > tapahtumasi > Vieraat
2. Käytä hakukentässä alkukirjainhakua tai nimen alkuosalla hakua:
   • Kun haet nimeä ”Matti Virtanen”, kirjoita koko nimen sijaan ”m v”
   • Tarkenna lisäämällä kirjaimia: ”m vi”
   • Järjestyksellä ei ole väliä: myös ”v m” toimii
3. Valitse vieras tuloksista
4. Valitse Kirjaa sisään -painike

Painikkeen laskuri näyttää sisäänkirjatut / kaikki vieraat. Kun kirjaat sisään vain osan ryhmästä, valitse painike kerran kunkin henkilön kohdalla.

Ilmaiset ja maksavat vieraat

Jos nimeen kuuluu sekä ilmaisia että maksavia vieraita, näkyviin tulee kaksi painiketta, Kirjaa sisään ilmaiseksi ja Kirjaa sisään maksavana, joten voit seurata kumpaakin tyyppiä erikseen. Kunkin painikkeen laskuri näyttää vain painikkeen oman tyypin vieraat.

Mukautettujen kenttien haun käyttöönotto

Oletuksena haku kohdistuu vain vieraiden nimiin:

1. Valitse Suodattimet (hakukentän vieressä tai mobiilissa Muut toiminnot > Suodattimet)
2. Valitse, mitkä mukautetut kentät sisällytetään hakuun
3. Valitut kentät näkyvät tuloksissa, ja niistä voi hakea

Muut suodatusvaihtoehdot

Valitsemalla Suodattimet (tai mobiilissa Muut toiminnot > Suodattimet) pääset seuraaviin:

• Sisäänkirjattu – suodata sisäänkirjauksen tilan mukaan
• Vieraslistat – suodata tiettyjen listojen mukaan
• Lisääjä – suodata sen mukaan, kuka vieraat lisäsi
• Lajitteluperuste – muuta lajittelujärjestystä (etunimi, sukunimi, mukautettu kenttä)

Sisäänkirjausten muokkaaminen ja peruminen

Näin perut sisäänkirjauksen tai korjaat määrää:

1. Valitse vieras
2. Valitse Muokkaa sisäänkirjauksia -painike
3. Anna sisäänkirjattujen vieraiden oikea määrä
4. Valitse Tallenna-painike

QR-koodien skannaus

Huomautus

Skannaa-painike näkyy vain mobiilisovelluksissa, ei verkkosivustolla.

Voit kirjata vieraita sisään skannaamalla QR-koodeja:

1. Siirry kohtaan Tapahtumat (päävalikko) > tapahtumasi > Vieraat
2. Valitse Skannaa-painike (hakukentän vieressä) tai paina erillisen skannerilaitteesi (kuten Zebra TC58) skannauspainiketta
3. Skannaa QR-koodi laitteesi kameralla tai erillisellä skannerilla

Mitä voit skannata

Tällä hetkellä tuetaan QR-koodeja. Voit skannata:

• Liput – sekä maksaville että ilmaisille vieraille (katso Tapahtuman lipunmyynnin ja QR-koodien hallinta)
• Passit (katso Passit)
• Vierasvahvistukset – vieraslistoilla, joilla on ”1 QR-koodi nimeä kohden” (katso Vierasvahvistukset)

Miten skannaus toimii

Vieraslistoilla on kahdenlaisia QR-koodeja, joiden oletustoiminta eroaa:

• 1 QR-koodi vierasta kohden: Kirjaa skannattaessa automaattisesti sisään yhden vieraan
• 1 QR-koodi nimeä kohden: Valitsee vieraan, jotta voit kirjata sisään manuaalisesti jokaisen saapuvan henkilön

Passeilla skannaus valitsee vieraan (kuten vaihtoehto ”1 QR-koodi nimeä kohden”).

Kun lippu on kirjattu sisään skannaamalla, näytöllä näkyvät vieras ja Sisäänkirjattu. Avaa vieras valitsemalla nimi. Jos lippu on jo kirjattu sisään, skanneri näyttää ilmoituksen ”Lippu on jo kirjattu sisään” ja sisäänkirjauksen ajankohdan. Myös toisen tapahtuman lippu tai tuntematon koodi hylätään, joten vierasta, jolla on väärä QR-koodi, ei koskaan kirjata sisään.

Skanneri toimii offline-tilassa ja synkronoi sisäänkirjaukset, kun yhteys palautuu. Katso Työskentely offline-tilassa.

Skannauksen toiminnan muuttaminen

Näin muutat skannerin toimintaa:

1. Valitse Skannaa-painike
2. Valitse skannerin yläreunassa oleva rataskuvake
3. Poista valinta kohdasta Kirjaa vieraat sisään automaattisesti skannauksen jälkeen, jolloin ”1 QR-koodi vierasta kohden” -koodin skannaus valitsee vieraan sen sijaan, että kirjaisi hänet sisään

Asetus koskee myös erillisellä skannerilaitteella tehtyjä skannauksia.

Erillisten skannerien käyttö

Skannaus laitteen sisäänrakennetulla kameralla toimii useimmissa tapahtumissa. Suurissa tapahtumissa, joissa tarvitaan nopeutta ja tarkkuutta pimeissä olosuhteissa, kannattaa harkita erillistä skannerilaitetta, kuten Zebra TC58 -laitetta. Sen sisäänrakennettu skanneri voi olla nopeampi ja tarkempi kuin tavallisen laitteen kamera, mutta useimmissa tapahtumissa tavallinen iOS- tai Android-laite kameraskannerilla riittää.

Ota yhteyttä tukeen ennen laitteiston ostamista ja varmista, että laite on yhteensopiva.

Parhaat käytännöt

• Nopeus: Käytä alkukirjainhakua (kirjoita ”m v”, kun haet nimeä ”Matti Virtanen”) - se on usein nopeampaa kuin QR-skannaus, eikä koodeja tarvitse jakaa
• Turvallisuus: QR-koodit estävät vieraita käyttämästä vääriä nimiä tai henkilöllisyystodistuksia
• VIP-kokemus: Nimellä haku tuo henkilökohtaisen otteen, kun toivotat merkittäviä vieraita tervetulleiksi, ja toimii hyvin henkilöllisyystodistuksia tarkastettaessa