Ajouter ou importer les invités d’un événement

Tu peux ajouter des invités à un événement manuellement, un par un, en les important depuis des fichiers Excel, CSV ou texte, ou en copiant-collant du texte.

Pour ajouter des invités, tu as besoin du droit Ajouter des invités. En savoir plus sur les droits.

Pour recueillir des réponses, utilise les invitations. Tu peux aussi ajouter des invités en liant des pass.

Après avoir ajouté des invités, tu peux rapidement leur envoyer des confirmations d’invités.

Étapes pour ajouter des invités

1. Va dans Événements (menu principal) > ton événement > Invités
2. Sélectionne Ajouter des invités (sous la liste, ou le bouton ➕ sur mobile)
3. Sélectionne l’onglet de la méthode de ton choix

Onglet « Individuel » : ajouter un invité à la fois

Ajoute des invités un par un à l’aide du formulaire :

• Prénom et nom (obligatoire)
• Liste d’invités - sélectionne une liste existante ou ajoutes-en une nouvelle
• Total invités - nombre d’invités pour ce nom (1 par défaut)
• Invités gratuits - nombre d’invités gratuits inclus dans le total (0 par défaut), affiché quand Comptabiliser les invités gratuits est activé (voir ci-dessous) ou que le nom a déjà des invités gratuits
• Champs personnalisés - ajoute ou remplis des champs personnalisés

Exemple : pour Jean Dupont et deux amis, si Jean entre gratuitement mais que ses amis paient, saisis « Total invités » : 3 et « Invités gratuits » : 1.

Sélectionne Ajouter quand tu as terminé.

Onglet « Import » : importer depuis des fichiers

1. Sélectionne ton fichier Excel, CSV ou texte
2. L’outil d’import affiche tes données et te demande quelles colonnes importer
3. Associe les colonnes aux champs prédéfinis (nom, total invités, liste d’invités, e-mail, etc.)
4. Sélectionne « Champ personnalisé » pour les données qui ne correspondent à aucun champ prédéfini, ou « Ignorer » pour les colonnes inutiles
5. Pour les fichiers Excel, utilise une seule feuille par fichier, avec les titres des colonnes sur la première ligne, et laisse l’option La ligne 1 est une ligne de titre sélectionnée
6. Si tu le souhaites, sélectionne Corriger la casse des noms pour corriger les noms écrits en majuscules ou en minuscules, et Tous les invités gratuits pour ajouter chaque invité comme invité gratuit (quand Comptabiliser les invités gratuits est activé, voir ci-dessous)
7. Sélectionne Importer

Onglet « Texte » : copier-coller

Colle des noms directement depuis des e-mails, des messages WhatsApp ou d’autres sources de texte :

1. Sélectionne la liste d’invités
2. Colle ou écris les noms, un par ligne
3. Sélectionne Importer
4. Vérifie les invités dans l’outil d’import, puis sélectionne à nouveau Importer

Étapes pour extraire des invités avec l’IA

RemarqueImport d’invités par IA : disponible avec les formules Lite, Starter et Professional.

Quand le texte ne contient pas un nom par ligne, comme un e-mail ou une conversation de chat, laisse l’IA y trouver les invités :

1. Sélectionne la liste d’invités
2. Colle le texte et sélectionne Extraire avec l’IA
3. Sélectionne Extraire
4. Vérifie les invités trouvés par l’IA. Le texte d’où provient chaque invité est surligné. Corrige une valeur directement dans la liste, ou sélectionne Ça semble incorrect, puis Réessayer, Modifier le texte ou Abandonner
5. Sélectionne Ça semble correct, importer

Exemples de format de texte

Un nom par ligne :

Jean Dupont +2

Invités gratuits entre parenthèses (quand Comptabiliser les invités gratuits est activé, voir ci-dessous) :

Camille Martin +1 (2)
Hugo Bernard (free)

Note après un deux-points :

Lucas Moreau +2 : roi du Nord

E-mail après le nom :

Jean Dupont jean@attendium.com

Doublons

L’outil d’import recherche les doublons au sein de l’import et parmi les invités déjà présents dans l’événement, et te demande quoi faire avant d’ajouter quoi que ce soit. Pour les noms qui apparaissent plusieurs fois dans l’import, sélectionne Conserver la dernière occurrence de chaque nom ou Tout conserver. Pour les noms qui existent déjà dans l’événement, choisis pour chacun s’il faut quand même l’ajouter, l’ignorer ou remplacer l’invité existant, ou sélectionne Tout ignorer.

Comptabiliser les invités gratuits

Les invités gratuits entrent gratuitement alors que d’autres sous le même nom paient, par exemple à l’entrée. Pour afficher les champs d’invités gratuits, va dans Paramètres (menu principal) > Compte, sélectionne Comptabiliser les invités gratuits, puis Enregistrer. Pour modifier ce paramètre, tu as besoin du droit Admin sur le compte. En savoir plus sur les droits. Quand Comptabiliser les invités gratuits est désactivé, les champs et indications d’invités gratuits d’un événement, y compris les options d’invités gratuits des onglets Texte et Import, ne s’affichent que là où il y a déjà des invités gratuits.