Rechercher et pointer les invités d’un événement

Retrouve des invités par leur nom ou en scannant leur code QR, et pointe-les à leur arrivée. La recherche et le pointage fonctionnent aussi hors ligne, et les pointages hors ligne se synchronisent au retour de la connexion (voir Travailler hors ligne).

Pour pointer des invités, tu as besoin du droit Pointer les invités. En savoir plus sur les droits.

Remarque

Les utilisateurs voient toujours les invités qu’ils ont ajoutés eux-mêmes. Pour voir les invités ajoutés par d’autres, tu as besoin du droit Voir les invités.

Les pointages sont suivis dans les journaux (voir Voir le journal d’un événement) et les statistiques (voir Voir les statistiques d’un événement). Les statistiques montrent des données de performance des promoteurs, par exemple quels utilisateurs ont ajouté des invités qui sont venus. Les journaux indiquent quel utilisateur a pointé les invités et quand.

Étapes pour rechercher et pointer par nom

1. Va dans Événements (menu principal) > ton événement > Invités
2. Utilise le champ de recherche avec la recherche par initiales ou par début de mot :
   • Pour « Jean Martin », saisis « j m » au lieu du nom complet
   • Affine avec plus de lettres : « j ma »
   • L’ordre n’a pas d’importance : « m j » fonctionne aussi
3. Sélectionne l’invité dans les résultats
4. Sélectionne le bouton Pointer

Le compteur du bouton indique le nombre d’invités pointés sur le total. Sélectionne-le une fois par personne pour pointer partiellement un groupe.

Invités gratuits et payants

Si un nom comporte à la fois des invités gratuits et des invités payants, deux boutons apparaissent, Pointer gratuit et Pointer payant, pour que tu puisses suivre chaque type séparément. Le compteur de chaque bouton ne compte que son propre type.

Activer la recherche dans les champs personnalisés

Par défaut, la recherche ne porte que sur les noms des invités :

1. Sélectionne Filtres (à côté du champ de recherche, ou Plus > Filtres sur mobile)
2. Sélectionne les champs personnalisés à inclure dans la recherche
3. Les champs sélectionnés apparaissent dans les résultats et la recherche porte aussi sur eux

Autres options de filtrage

Sélectionne Filtres (ou Plus > Filtres sur mobile) pour accéder à :

• Pointés - filtrer par statut de pointage
• Listes d’invités - filtrer par listes précises
• Ajouté par - filtrer selon qui a ajouté les invités
• Trier par - changer l’ordre de tri (prénom, nom de famille, champ personnalisé)

Modifier les pointages et annuler

Pour annuler un pointage ou corriger le nombre :

1. Sélectionne l’invité
2. Sélectionne Modifier les pointages
3. Saisis le nombre correct d’invités pointés
4. Sélectionne Enregistrer

Scanner des codes QR

Remarque

Le bouton Scanner n’est visible que dans les applications mobiles, pas sur le site web.

Tu peux scanner des codes QR pour pointer des invités :

1. Va dans Événements (menu principal) > ton événement > Invités
2. Sélectionne Scanner (à côté du champ de recherche) ou appuie sur la touche de scan de ton scanner dédié (comme le Zebra TC58)
3. Scanne le code QR avec l’appareil photo de ton appareil ou avec le scanner dédié

Ce que tu peux scanner

Pour l’instant, les codes QR sont pris en charge. Tu peux scanner :

• Billets - pour les invités payants comme gratuits (voir Gérer la billetterie et les codes QR d’un événement)
• Pass (voir Pass)
• Confirmations d’invités - pour les listes d’invités avec 1 code QR par nom (voir Confirmations d’invités)

Fonctionnement du scan

Pour les listes d’invités, il existe deux types de codes QR, avec des comportements par défaut différents :

• 1 code QR par invité : pointe automatiquement un invité lors du scan
• 1 code QR par nom : sélectionne l’invité pour que tu pointes manuellement chaque personne qui arrive

Pour les pass, le scan sélectionne l’invité (comme l’option « 1 code QR par nom »).

Après le pointage d’un billet par un scan, l’écran affiche l’invité et Pointé. Sélectionne le nom pour ouvrir l’invité. Si le billet a déjà été pointé, le scanner affiche « Billet déjà pointé » et quand il a été pointé. Un billet d’un autre événement ou un code inconnu est aussi refusé : un invité avec le mauvais code QR n’est donc jamais pointé.

Le scanner fonctionne en mode hors ligne et synchronise les pointages au retour de la connexion. Voir Travailler hors ligne.

Configurer le comportement du scan

Pour changer le fonctionnement du scanner :

1. Sélectionne Scanner
2. Sélectionne l’icône d’engrenage en haut du scanner
3. Décoche Pointer automatiquement l’invité après le scan, pour que le scan d’un code « 1 code QR par invité » sélectionne l’invité au lieu de le pointer

Le paramètre s’applique aussi aux scans effectués avec un scanner dédié.

Utiliser des scanners dédiés

Le scan avec l’appareil photo intégré convient à la plupart des événements. Pour les événements à forte affluence qui exigent rapidité et précision dans l’obscurité, envisage un scanner dédié comme le Zebra TC58. Son scanner intégré peut être plus rapide et plus précis que l’appareil photo d’un appareil ordinaire, mais pour la plupart des événements, un appareil iOS ou Android classique avec le scanner par appareil photo suffit.

Contacte l’assistance avant d’acheter du matériel pour confirmer la compatibilité.

Bonnes pratiques

• Pour la rapidité : utilise la recherche par initiales (saisis « j m » pour « Jean Martin ») ; elle est souvent plus rapide que le scan de codes QR, sans avoir à distribuer de codes
• Pour la sécurité : les codes QR empêchent les invités d’utiliser de faux noms ou de fausses pièces d’identité
• Pour une expérience VIP : la recherche par nom apporte une touche personnelle pour accueillir des invités de marque et fonctionne bien quand tu vérifies les pièces d’identité