Wyszukiwanie gości i check-in na evencie

Znajduj gości po imieniu i nazwisku lub przez zeskanowanie ich kodu QR i rejestruj ich, gdy przychodzą. Wyszukiwanie i check-in działają też offline, a check-iny wykonane offline synchronizują się po przywróceniu połączenia (zobacz Praca offline).

Aby rejestrować gości, potrzebujesz uprawnienia Check-in gości. Więcej informacji: Uprawnienia.

Informacja

Użytkownicy zawsze widzą gości, których sami dodali. Aby widzieć gości dodanych przez innych, potrzebujesz uprawnienia Wyświetlanie gości.

Check-iny są zapisywane w dzienniku (zobacz Wyświetlanie dziennika eventu) i w analityce (zobacz Wyświetlanie analityki eventu). Analityka pokazuje dane o wynikach promotorów, np. którzy użytkownicy dodali gości, którzy faktycznie przyszli. Dziennik pokazuje, który użytkownik zarejestrował gości i kiedy.

Jak wyszukiwać i rejestrować gości po imieniu i nazwisku

1. Przejdź do Eventy (menu główne) > Twój event > Goście
2. W polu wyszukiwania wyszukuj po inicjałach lub początkowych literach:
   • Aby znaleźć gościa „Jan Kowalski”, wpisz „j k” zamiast pełnego imienia i nazwiska
   • Zawęź wyniki, dodając więcej liter: „j ko”
   • Kolejność nie ma znaczenia: „k j” też zadziała
3. Wybierz gościa z wyników
4. Wybierz przycisk Zarejestruj

Licznik na przycisku pokazuje liczbę gości po check-inie / łączną liczbę gości. Przy częściowym check-inie grupy wybierz przycisk raz dla każdej osoby.

Bezpłatni i płacący goście

Jeśli na dane imię i nazwisko przypadają zarówno bezpłatni, jak i płacący goście, pojawiają się dwa przyciski, Zarejestruj bezpłatnie i Zarejestruj płatnie, dzięki którym możesz śledzić każdy rodzaj osobno. Licznik na każdym przycisku pokazuje tylko gości danego rodzaju.

Włączanie wyszukiwania w polach niestandardowych

Domyślnie wyszukiwanie obejmuje tylko imiona i nazwiska gości:

1. Wybierz przycisk Filtry (obok pola wyszukiwania lub Więcej > Filtry na urządzeniu mobilnym)
2. Wybierz, które pola niestandardowe mają być uwzględniane w wyszukiwaniu
3. Wybrane pola pojawiają się w wynikach i można je przeszukiwać

Dodatkowe opcje filtrowania

Po wybraniu przycisku Filtry (lub Więcej > Filtry na urządzeniu mobilnym) masz dostęp do:

• Po check-inie - filtrowanie według statusu check-inu
• Listy gości - filtrowanie według konkretnych list
• Dodany przez - filtrowanie według tego, kto dodał gości
• Sortuj według - zmiana kolejności sortowania (imię, nazwisko, pole niestandardowe)

Edytowanie i cofanie check-inów

Aby cofnąć check-in lub zmienić liczbę:

1. Wybierz gościa
2. Wybierz przycisk Edytuj check-iny
3. Wpisz prawidłową liczbę gości po check-inie
4. Wybierz przycisk Zapisz

Skanowanie kodów QR

Informacja

Przycisk Skanuj jest widoczny tylko w aplikacjach mobilnych, a nie na stronie internetowej.

Możesz skanować kody QR, aby rejestrować gości:

1. Przejdź do Eventy (menu główne) > Twój event > Goście
2. Wybierz przycisk Skanuj (obok pola wyszukiwania) lub naciśnij przycisk skanowania na swoim dedykowanym skanerze (np. Zebra TC58)
3. Zeskanuj kod QR aparatem urządzenia lub dedykowanym skanerem

Co możesz skanować

Obecnie obsługiwane są kody QR. Możesz skanować:

• Bilety - zarówno dla płacących, jak i bezpłatnych gości (zobacz Zarządzanie sprzedażą biletów i kodami QR eventu)
• Karnety (zobacz Karnety)
• Potwierdzenia gości - dla list gości z opcją „1 kod QR na imię i nazwisko” (zobacz Potwierdzenia gości)

Jak działa skanowanie

W przypadku list gości istnieją dwa rodzaje kodów QR, które domyślnie działają inaczej:

• 1 kod QR na gościa: po zeskanowaniu automatycznie rejestruje jednego gościa
• 1 kod QR na imię i nazwisko: wybiera gościa, aby można było ręcznie zarejestrować każdą osobę, która przyjdzie

W przypadku karnetów zeskanowanie kodu wybiera gościa (tak jak opcja „1 kod QR na imię i nazwisko”).

Po zarejestrowaniu biletu przez skanowanie na ekranie wyświetla się gość i komunikat Po check-inie. Wybierz imię i nazwisko, aby otworzyć szczegóły gościa. Jeśli bilet został już zarejestrowany, skaner wyświetla komunikat „Bilet został już zarejestrowany” oraz czas check-inu. Bilet na inny event lub nieznany kod również zostaje odrzucony, więc gość z niewłaściwym kodem QR nigdy nie zostanie zarejestrowany.

Skaner działa w trybie offline i synchronizuje check-iny po przywróceniu połączenia. Zobacz Praca offline.

Konfigurowanie działania skanera

Aby zmienić sposób działania skanera:

1. Wybierz przycisk Skanuj
2. Wybierz ikonę koła zębatego u góry skanera
3. Usuń zaznaczenie pola Automatycznie zarejestruj gościa po zeskanowaniu, aby zeskanowanie kodu „1 kod QR na gościa” wybierało gościa zamiast go rejestrować

To ustawienie dotyczy również skanowania dedykowanym skanerem.

Korzystanie z dedykowanych skanerów

Skanowanie wbudowanym aparatem sprawdza się na większości eventów. W przypadku eventów z dużym ruchem, wymagających szybkości i precyzji w ciemności, rozważ dedykowany skaner, taki jak Zebra TC58. Jego wbudowany skaner może być szybszy i dokładniejszy niż aparat zwykłego urządzenia, ale na większość eventów wystarczy zwykłe urządzenie z systemem iOS lub Android i skanowanie aparatem.

Przed zakupem sprzętu skontaktuj się z zespołem wsparcia, aby potwierdzić kompatybilność.

Dobre praktyki

• Gdy liczy się szybkość: korzystaj z wyszukiwania po inicjałach (wpisz „j k”, aby znaleźć gościa „Jan Kowalski”) - często jest szybsze niż skanowanie kodów QR i nie wymaga rozsyłania kodów
• Gdy liczy się bezpieczeństwo: kody QR uniemożliwiają gościom posługiwanie się fałszywymi imionami i nazwiskami lub dokumentami tożsamości
• Gdy liczy się obsługa VIP: wyszukiwanie po imieniu i nazwisku pozwala osobiście powitać ważnych gości i dobrze się sprawdza, gdy sprawdzasz dokumenty tożsamości