Søg efter gæster og tjek dem ind til et event

Find gæster på navn eller ved at scanne deres QR-kode, og tjek dem ind, efterhånden som de ankommer. Søgning og indtjekning virker også offline, og indtjekninger foretaget offline bliver synkroniseret, når forbindelsen er tilbage (se Arbejd offline).

For at tjekke gæster ind skal du have tilladelsen Tjek gæster ind. Læs mere om Tilladelser.

Bemærk

Brugere kan altid se de gæster, de selv har tilføjet. For at se gæster, som andre har tilføjet, skal du have tilladelsen Se gæster.

Indtjekninger registreres i loggen (se Se eventloggen) og i analysen (se Se eventanalysen). Analysen viser data om, hvordan hver promoter klarer sig, for eksempel hvilke brugere der har tilføjet gæster, som faktisk kom. Loggen viser, hvilken bruger der tjekkede gæster ind, og hvornår.

Sådan søger du efter gæster og tjekker dem ind på navn

1. Gå til Events (hovedmenuen) > dit event > Gæster
2. Søg i søgefeltet på initialer eller begyndelsen af navnet:
   • For ”Jens Hansen” skriver du ”j h” i stedet for hele navnet
   • Indsnævr søgningen med flere bogstaver: ”j ha”
   • Rækkefølgen er ligegyldig: ”h j” virker også
3. Vælg gæsten i resultaterne
4. Vælg knappen Tjek ind

Tælleren på knappen viser antal gæster tjekket ind / antal gæster i alt. Vælg knappen én gang pr. person, når du kun tjekker en del af en gruppe ind.

Gratis og betalende gæster

Hvis et navn omfatter både gratis og betalende gæster, vises to knapper, Tjek ind gratis og Tjek ind betalende, så du kan holde styr på hver type for sig. Tælleren på hver knap viser kun gæster af knappens egen type.

Aktiver søgning i brugerdefinerede felter

Som standard søger du kun på gæsternes navne:

1. Vælg Filtre (ved siden af søgefeltet, eller Mere > Filtre på mobil)
2. Vælg, hvilke brugerdefinerede felter der skal indgå i søgningen
3. De valgte felter vises i resultaterne og bliver søgbare

Flere filtreringsmuligheder

Vælg Filtre (eller Mere > Filtre på mobil) for at få adgang til:

• Tjekket ind – filtrer efter indtjekningsstatus
• Gæstelister – filtrer efter bestemte lister
• Tilføjet af – filtrer efter, hvem der har tilføjet gæsterne
• Sortér efter – skift sorteringsrækkefølgen (fornavn, efternavn, brugerdefineret felt)

Rediger og fortryd indtjekninger

Sådan fortryder du en indtjekning eller justerer antallet:

1. Vælg gæsten
2. Vælg Rediger indtjekninger
3. Angiv det korrekte antal gæster, der er tjekket ind
4. Vælg Gem

Scan QR-koder

Bemærk

Knappen Scan vises kun i mobilapps, ikke på websitet.

Du kan scanne QR-koder for at tjekke gæster ind:

1. Gå til Events (hovedmenuen) > dit event > Gæster
2. Vælg knappen Scan (ved siden af søgefeltet), eller tryk på scanknappen på din dedikerede scannerenhed (f.eks. Zebra TC58)
3. Scan QR-koden med enhedens kamera eller med den dedikerede scanner

Hvad du kan scanne

I øjeblikket understøttes QR-koder. Du kan scanne:

• Billetter – til både betalende og gratis gæster (se Administrer billetsalg og QR-koder for et event)
• Pas (se Pas)
• Gæstebekræftelser – til gæstelister med ”1 QR-kode pr. navn” (se Gæstebekræftelser)

Sådan fungerer scanningen

For gæstelister findes der to typer QR-koder med forskellig standardadfærd:

• 1 QR-kode pr. gæst: Tjekker automatisk én gæst ind, når koden scannes
• 1 QR-kode pr. navn: Vælger gæsten, så du selv kan tjekke hver person ind, efterhånden som de ankommer

For pas vælger scanningen gæsten (som ved indstillingen ”1 QR-kode pr. navn”).

Når en billet er tjekket ind ved en scanning, viser skærmen gæsten og Tjekket ind. Vælg navnet for at åbne gæsten. Hvis billetten allerede er tjekket ind, viser scanneren ”Billetten er allerede tjekket ind” og hvornår den blev tjekket ind. En billet til et andet event eller en ukendt kode bliver også afvist, så en gæst med den forkerte QR-kode aldrig bliver tjekket ind.

Scanneren virker i offlinetilstand og synkroniserer indtjekninger, når forbindelsen er tilbage. Se Arbejd offline.

Konfigurer scannerens adfærd

Sådan ændrer du, hvordan scanneren fungerer:

1. Vælg knappen Scan
2. Vælg tandhjulsikonet øverst i scanneren
3. Fjern markeringen i Tjek gæster ind automatisk efter scanning, så scanning af en kode af typen ”1 QR-kode pr. gæst” vælger gæsten i stedet for at tjekke gæsten ind

Indstillingen gælder også for scanninger med en dedikeret scannerenhed.

Brug af dedikerede scannere

Scanning med det indbyggede kamera fungerer til de fleste events. Til events med mange gæster, der kræver hurtighed og præcision i mørke, kan du overveje en dedikeret scannerenhed som Zebra TC58. Dens indbyggede scanner kan være hurtigere og mere præcis end et almindeligt enhedskamera, men til de fleste events er en almindelig iOS- eller Android-enhed med kamerascanneren tilstrækkelig.

Kontakt support, før du køber hardware, for at få bekræftet, at den er kompatibel.

Gode råd

• Hastighed: Brug søgning på initialer (skriv ”j h” for ”Jens Hansen”) – ofte hurtigere end QR-scanning, og du behøver ikke at dele koder ud
• Sikkerhed: QR-koder forhindrer, at gæster bruger falske navne eller falsk legitimation
• VIP-oplevelse: Navnesøgning giver et personligt præg, når du byder prominente gæster velkommen, og fungerer godt, når du tjekker legitimation