Configurar los permisos de un evento

Para colaborar en un evento, los usuarios necesitan permiso para acceder a él. El usuario que creó la cuenta al registrarse tiene automáticamente el permiso Administrar en la cuenta, que da acceso a todo lo que hay en ella. Los demás usuarios necesitan permisos explícitos para acceder a los eventos.

Para administrar los permisos de un evento, necesitas el permiso Administrar en el evento. Más información sobre Permisos.

Pasos para configurar los permisos de un evento

1. Ve a Eventos (menú principal) > tu evento > Configuración > Permisos
2. Consulta la lista de usuarios
3. Selecciona un usuario para ver y editar sus permisos en el panel de la derecha
4. Configura los permisos que quieras
5. Selecciona Guardar

Agregar usuarios de tu cuenta

Todos los usuarios de tu cuenta ya están en la lista. Los usuarios sin permisos en el evento se muestran en gris.

1. Ve a Eventos (menú principal) > tu evento > Configuración > Permisos
2. Selecciona el usuario al que quieres dar acceso
3. Configura los permisos que quieras en el panel de la derecha
4. Selecciona Guardar

Para crear usuarios nuevos, quienes administran la cuenta pueden seleccionar Agregar usuario (debajo de la lista de usuarios) y luego Administrar usuarios en Agregar usuarios internos, o ir a Configuración (menú principal) > Usuarios. Consulta Administrar usuarios.

Agregar usuarios de fuera de tu cuenta

1. Ve a Eventos (menú principal) > tu evento > Configuración > Permisos
2. Selecciona Agregar usuario (debajo de la lista de usuarios)
3. En Vincular un usuario externo, ingresa el nombre de usuario de la persona
4. Selecciona el botón Seleccionar junto al usuario correspondiente. Los permisos del usuario se abren en el panel de la derecha
5. Configura los permisos que quieras
6. Selecciona Guardar

Consulta Dar acceso a usuarios externos.

Permisos disponibles

Al seleccionar un usuario, puedes otorgarle estos permisos:

Administrar — Control total sobre el evento, incluida la administración de los permisos de otros usuarios

Ver invitados — Ver los datos de los invitados de todas las listas de invitados

Agregar invitados — Agregar nuevos invitados al evento. Los usuarios con este permiso también pueden ver, editar y eliminar los invitados que hayan agregado, incluso sin el permiso Ver invitados

Hacer check-in de invitados — Hacer check-in de los invitados en el evento

Establecer límites para agregar invitados

Cuando un usuario tiene el permiso Agregar invitados, puedes establecer límites adicionales:

• Total máximo de invitados — Número máximo de invitados que el usuario puede agregar
• Máximo de invitados gratuitos — Número máximo de invitados gratuitos dentro de ese total; se muestra si Contabilizar invitados gratuitos está activado o si el límite ya está establecido (consulta Agregar o importar invitados a un evento)
• Fecha/hora más temprana para agregar invitados
• Fecha/hora más tardía para agregar invitados

Estos límites se pueden establecer por lista de invitados o para todo el evento (que incluye todas las listas de invitados). Los permisos de los tipos de pases vinculados al evento deben configurarse por separado en la sección de permisos del tipo de pase (consulta Configurar los permisos de un tipo de pase). Si administras el tipo de pase, puedes abrirlos con Permisos para pases, debajo de su lista de invitados.

Para limitar el número de invitados de todos los usuarios en conjunto, selecciona Todos (en total) en la lista de usuarios y establece ahí los límites.

Nota

Los invitados con check-in que después se eliminan siguen contando para el límite.

Herencia de permisos

El sistema de permisos ofrece una administración flexible mediante la herencia:

• Plantillas de eventos — Establece los permisos una sola vez en una plantilla para administrar varios eventos a la vez. Consulta Plantillas de eventos
• Lugares — Establece los permisos a nivel de lugar para que se apliquen automáticamente a todos los eventos de ese lugar. Puedes abrirlos desde el evento con Permisos del lugar
• Eventos — Establece los permisos directamente en eventos individuales cuando alguien necesita acceso a un solo evento

Los permisos y límites heredados indican de dónde provienen, por ejemplo De lugar. Un permiso heredado no se puede quitar en el evento. Cámbialo donde está establecido, en el lugar o la plantilla: selecciona la indicación y luego Editar seguido de su nombre. Si cambias un límite heredado en el evento, lo sobrescribes solo para este evento. Para volver al límite heredado, selecciona Eliminar sobrescritura debajo de él y luego Guardar.

Buenas prácticas

Usuarios individuales — Crea un usuario distinto para cada colega, socio y promotor, para poder ver quién agregó o hizo check-in de cada invitado

Dispositivos de check-in compartidos — Usa un solo usuario para todos los dispositivos de check-in de la puerta

Limita el acceso a lo necesario — Otorga solo los permisos imprescindibles, sobre todo a los usuarios de check-in. Da al personal de la puerta solo el permiso Hacer check-in de invitados para que no pueda agregar ni modificar datos de invitados. Si se pierde un dispositivo, los permisos limitados impiden el acceso no autorizado