Søk etter og sjekk inn gjester på et event

Finn gjester på navn eller ved å skanne QR-koden deres, og sjekk dem inn når de kommer. Søk og innsjekking fungerer også frakoblet, og innsjekkinger som gjøres frakoblet, synkroniseres når tilkoblingen er gjenopprettet (se Arbeid frakoblet).

For å sjekke inn gjester trenger du tillatelsen Sjekk inn gjester. Les mer om Tillatelser.

Merk

Brukere kan alltid se gjestene de selv har lagt til. For å se gjester som andre har lagt til, trenger du tillatelsen Se gjester.

Innsjekkinger registreres i loggen (se Se eventloggen) og i analysen (se Se analysen for et event). Analysen viser data om promotørenes resultater, for eksempel hvilke brukere som la til gjester som møtte opp. Loggen viser hvilken bruker som sjekket inn gjester, og når.

Steg for å søke og sjekke inn på navn

1. Gå til Eventer (hovedmenyen) > eventet ditt > Gjester
2. Søk i søkefeltet på initialer eller begynnelsen av navnet:
   • For «Lars Hansen» skriver du «l h» i stedet for hele navnet
   • Avgrens med flere bokstaver: «l ha»
   • Rekkefølgen spiller ingen rolle: «h l» fungerer også
3. Velg gjesten i resultatene
4. Velg knappen Sjekk inn

Telleren på knappen viser innsjekkede / totalt antall gjester. Velg den én gang per person når du sjekker inn bare en del av en gruppe.

Gratis og betalende gjester

Hvis et navn har både gratis og betalende gjester, vises to knapper, Sjekk inn gratis og Sjekk inn betalende, slik at du kan holde oversikt over hver type for seg. Telleren på hver knapp viser bare gjester av knappens egen type.

Aktiver søk i egendefinerte felt

Som standard søker du bare i gjestenes navn:

1. Velg Filtre (ved siden av søkefeltet, eller Mer > Filtre på mobil)
2. Velg hvilke egendefinerte felt som skal være med i søket
3. De valgte feltene vises i resultatene og blir søkbare

Flere filtreringsalternativer

Velg Filtre (eller Mer > Filtre på mobil) for å få tilgang til:

• Innsjekket – filtrer på innsjekkingsstatus
• Gjestelister – filtrer på bestemte lister
• Lagt til av – filtrer på hvem som la til gjestene
• Sorter etter – endre sorteringsrekkefølgen (fornavn, etternavn, egendefinert felt)

Rediger og angre innsjekkinger

Slik angrer du en innsjekking eller justerer antallet:

1. Velg gjesten
2. Velg Rediger innsjekkinger
3. Skriv inn riktig antall innsjekkede gjester
4. Velg Lagre

Skann QR-koder

Merk

Knappen Skann vises bare i mobilappene, ikke på nettstedet.

Du kan skanne QR-koder for å sjekke inn gjester:

1. Gå til Eventer (hovedmenyen) > eventet ditt > Gjester
2. Velg Skann (ved siden av søkefeltet), eller trykk på skanneknappen på den dedikerte skanneren din (for eksempel Zebra TC58)
3. Skann QR-koden med kameraet på enheten eller med den dedikerte skanneren

Hva du kan skanne

Foreløpig støttes QR-koder. Du kan skanne:

• Billetter – for både betalende og gratis gjester (se Administrer billettsalg og QR-koder for et event)
• Pass (se Pass)
• Gjestebekreftelser – for gjestelister med «1 QR-kode per navn» (se Gjestebekreftelser)

Slik fungerer skanningen

For gjestelister finnes det to typer QR-koder med ulik standardoppførsel:

• 1 QR-kode per gjest: Sjekker automatisk inn én gjest når koden skannes
• 1 QR-kode per navn: Velger gjesten, slik at du manuelt kan sjekke inn hver person som kommer

For pass velger skanningen gjesten (som med alternativet «1 QR-kode per navn»).

Når en billett er sjekket inn ved skanning, viser skjermen gjesten og Innsjekket. Velg navnet for å åpne gjesten. Hvis billetten allerede er sjekket inn, viser skanneren «Billetten er allerede innsjekket» og når den ble sjekket inn. En billett til et annet event eller en ukjent kode blir også avvist, slik at en gjest med feil QR-kode aldri blir sjekket inn.

Skanneren fungerer i frakoblet modus og synkroniserer innsjekkinger når tilkoblingen er gjenopprettet. Se Arbeid frakoblet.

Konfigurer skanningen

Slik endrer du hvordan skanneren fungerer:

1. Velg Skann
2. Velg tannhjulikonet øverst i skanneren
3. Fjern avmerkingen for Sjekk inn gjester automatisk etter skanning, slik at skanning av en kode av typen «1 QR-kode per gjest» velger gjesten i stedet for å sjekke inn gjesten

Innstillingen gjelder også skanninger med en dedikert skannerenhet.

Bruke dedikerte skannere

Skanning med det innebygde kameraet fungerer for de fleste eventer. For eventer med stort volum som krever hurtighet og presisjon i mørke omgivelser, kan du vurdere en dedikert skannerenhet som Zebra TC58. Den innebygde skanneren i en slik enhet kan være raskere og mer presis enn et vanlig enhetskamera, men for de fleste eventer holder det med en vanlig iOS- eller Android-enhet med kameraskanneren.

Kontakt supporten før du kjøper maskinvare, for å bekrefte at den er kompatibel.

Beste praksis

• For hurtighet: Bruk søk på initialer (skriv «l h» for «Lars Hansen») – ofte raskere enn QR-skanning, og du trenger ikke å dele ut koder
• For sikkerhet: QR-koder hindrer gjester i å bruke falske navn eller falsk legitimasjon
• For en VIP-opplevelse: Navnesøk gir et personlig preg når du ønsker kjente gjester velkommen, og fungerer godt når du sjekker legitimasjon