Eventgasten toevoegen of importeren

Je kunt gasten handmatig één voor één aan een event toevoegen, importeren uit Excel-, CSV- of tekstbestanden, of tekst kopiëren en plakken.

Om gasten toe te voegen, heb je het recht Gasten toevoegen nodig. Lees meer over Rechten.

Gebruik Uitnodigingen om RSVP's te verzamelen. Je kunt ook gasten toevoegen door Passen te koppelen.

Nadat je gasten hebt toegevoegd, kun je snel bevestigingen sturen met Gastbevestigingen.

Stappen om gasten toe te voegen

1. Ga naar Events (hoofdmenu) > je event > Gasten
2. Selecteer Gasten toevoegen (onder de lijst, of de ➕-knop op mobiel)
3. Selecteer via de tabbladen de methode die je wilt gebruiken

Tabblad ‘Individueel’: gasten één voor één toevoegen

Voeg individuele gasten toe met het formulier:

• Voor- en achternaam (verplicht)
• Gastenlijst - selecteer een bestaande of voeg een nieuwe toe
• Totaal aantal gasten - aantal gasten voor deze naam (standaard 1)
• Gratis gasten - aantal gratis gasten dat in het totaal is inbegrepen (standaard 0), wordt getoond als Gratis gasten bijhouden is ingeschakeld (zie hieronder) of de naam al gratis gasten heeft
• Aangepaste velden - voeg aangepaste velden toe of vul ze in

Voorbeeld: voor Jan Jansen en twee vrienden, waarbij Jan gratis binnenkomt maar zijn vrienden betalen, vul je ‘Totaal aantal gasten’: 3 en ‘Gratis gasten’: 1 in.

Selecteer Toevoegen als je klaar bent.

Tabblad ‘Importeren’: importeren uit bestanden

1. Selecteer je Excel-, CSV- of tekstbestand
2. De import toont je gegevens en vraagt welke kolommen je wilt importeren
3. Koppel de kolommen aan vooraf gedefinieerde velden (naam, totaal aantal gasten, gastenlijst, e-mail, enz.)
4. Selecteer ‘Aangepast veld’ voor gegevens die niet bij een vooraf gedefinieerd veld passen, of ‘Overslaan’ voor kolommen die je niet nodig hebt
5. Gebruik voor Excel-bestanden één werkblad per bestand, met de kolomtitels in de eerste rij, en laat de optie Rij 1 is de titel geselecteerd
6. Selecteer eventueel Hoofdletters in namen corrigeren om namen te corrigeren die helemaal in hoofdletters of kleine letters zijn geschreven, en Alle gasten gratis om elke gast als gratis gast toe te voegen (als Gratis gasten bijhouden is ingeschakeld, zie hieronder)
7. Selecteer Importeren

Tabblad ‘Tekst’: kopiëren en plakken

Plak namen rechtstreeks uit e-mails, WhatsApp-berichten of andere tekstbronnen:

1. Selecteer de gastenlijst
2. Plak of typ namen, één per regel
3. Selecteer Importeren
4. Controleer de gasten in de import en selecteer daarna opnieuw Importeren

Stappen om gasten met AI te extraheren

OpmerkingAI-gastenimport: beschikbaar in de plannen Lite, Starter en Professional.

Als de tekst niet één naam per regel bevat, zoals bij een e-mail of een chatgesprek, laat AI dan de gasten erin vinden:

1. Selecteer de gastenlijst
2. Plak de tekst en selecteer de optie Extraheren met AI
3. Selecteer Extraheren
4. Controleer de gasten die AI vond. De tekst waar elke gast vandaan komt, is gemarkeerd. Corrigeer een waarde direct in de lijst, of selecteer Klopt niet en daarna Opnieuw proberen, Invoer bewerken of Verwerpen
5. Selecteer Klopt, importeren

Voorbeelden van tekstopmaak

Eén naam per regel:

Jan Jansen +2

Gratis gasten tussen haakjes (als Gratis gasten bijhouden is ingeschakeld, zie hieronder):

Sanne de Vries +1 (2)
Daan Bakker (free)

Notitie na een dubbele punt:

Emma Visser +2 : Koningin van het Noorden

E-mail na de naam:

Jan Jansen jan@attendium.com

Duplicaten

De import controleert op duplicaten binnen de import en ten opzichte van de gasten die al in het event staan, en vraagt wat je wilt doen voordat er iets wordt toegevoegd. Selecteer voor namen die meer dan eens in de import voorkomen Laatste van elke groep behouden of Alle behouden. Kies voor namen die al in het event staan per naam of je die toch wilt toevoegen, wilt overslaan of de bestaande gast ermee wilt vervangen, of selecteer Alle overslaan.

Gratis gasten bijhouden

Gratis gasten komen gratis binnen terwijl anderen op dezelfde naam betalen, bijvoorbeeld aan de deur. Om de velden voor gratis gasten te tonen, ga je naar Instellingen (hoofdmenu) > Account, selecteer je de optie Gratis gasten bijhouden en daarna Opslaan. Om de instelling te wijzigen, heb je het recht Beheerder voor het account nodig. Lees meer over Rechten. Als Gratis gasten bijhouden is uitgeschakeld, worden de velden en aanwijzingen voor gratis gasten van een event, inclusief de opties voor gratis gasten op de tabbladen Tekst en Importeren, alleen getoond waar al gratis gasten zijn.