Gasten zoeken en inchecken bij een event

Zoek gasten op naam of door hun QR-code te scannen, en check ze in wanneer ze aankomen. Zoeken en inchecken werken ook offline, en offline check-ins worden gesynchroniseerd zodra er weer verbinding is (zie Offline werken).

Om gasten in te checken, heb je het recht Gasten inchecken nodig. Lees meer over Rechten.

Opmerking

Gebruikers kunnen de gasten die ze zelf hebben toegevoegd altijd zien. Om gasten te zien die door anderen zijn toegevoegd, heb je het recht Gasten bekijken nodig.

Check-ins worden bijgehouden in het log (zie Het eventlog bekijken) en in de analyse (zie Eventanalyse bekijken). De analyse toont gegevens over de prestaties van promoters, zoals welke gebruikers gasten hebben toegevoegd die ook echt zijn gekomen. Het log toont welke gebruiker gasten heeft ingecheckt en wanneer.

Stappen om op naam te zoeken en in te checken

1. Ga naar Events (hoofdmenu) > je event > Gasten
2. Zoek in het zoekveld op initialen of beginletters:
   • Typ voor ‘Jan Jansen’ ‘j j’ in plaats van de volledige naam
   • Verfijn met meer letters: ‘j ja’
   • De volgorde maakt niet uit: ‘ja j’ werkt ook
3. Selecteer de gast in de resultaten
4. Selecteer de knop Inchecken

De teller op de knop toont ingecheckte gasten / totaal aantal gasten. Selecteer de knop bij gedeeltelijke check-ins van groepen één keer per persoon.

Gratis en betalende gasten

Als bij een naam zowel gratis als betalende gasten horen, verschijnen er twee knoppen, Gratis inchecken en Betalend inchecken, zodat je elk type apart kunt bijhouden. De teller op elke knop toont alleen de gasten van dat type.

Zoeken in aangepaste velden inschakelen

Standaard wordt alleen op gastnamen gezocht:

1. Selecteer Filters (naast het zoekveld, of Meer > Filters op mobiel)
2. Selecteer welke aangepaste velden je in de zoekopdracht wilt opnemen
3. De geselecteerde velden verschijnen in de resultaten en worden doorzoekbaar

Extra filteropties

Selecteer Filters (of Meer > Filters op mobiel) voor de volgende opties:

• Ingecheckt - filteren op check-instatus
• Gastenlijsten - filteren op specifieke lijsten
• Toegevoegd door - filteren op wie de gasten heeft toegevoegd
• Sorteren op - de sorteervolgorde wijzigen (voornaam, achternaam, aangepast veld)

Check-ins bewerken en ongedaan maken

Om een check-in ongedaan te maken of het aantal aan te passen:

1. Selecteer de gast
2. Selecteer Check-ins bewerken
3. Voer het juiste aantal ingecheckte gasten in
4. Selecteer Opslaan

QR-codes scannen

Opmerking

De knop Scannen is alleen zichtbaar in de mobiele apps, niet op de website.

Je kunt QR-codes scannen om gasten in te checken:

1. Ga naar Events (hoofdmenu) > je event > Gasten
2. Selecteer Scannen (naast het zoekveld) of druk op de scanknop van je speciale scanner (zoals de Zebra TC58)
3. Scan de QR-code met de camera van je apparaat of met de speciale scanner

Wat je kunt scannen

Momenteel worden QR-codes ondersteund. Je kunt het volgende scannen:

• Tickets - voor zowel betalende als gratis gasten (zie Ticketing en QR-codes voor events beheren)
• Passen (zie Passen)
• Gastbevestigingen - voor gastenlijsten met ‘1 QR-code per naam’ (zie Gastbevestigingen)

Hoe scannen werkt

Voor gastenlijsten zijn er twee soorten QR-codes, elk met een ander standaardgedrag:

• 1 QR-code per gast: checkt bij het scannen automatisch één gast in
• 1 QR-code per naam: selecteert de gast, zodat je elke persoon die aankomt handmatig kunt inchecken

Bij passen selecteert het scannen de gast (zoals bij de optie ‘1 QR-code per naam’).

Nadat een ticket door een scan is ingecheckt, toont het scherm de gast en Ingecheckt. Selecteer de naam om de gast te openen. Als het ticket al is ingecheckt, toont de scanner ‘Het ticket is al ingecheckt’ en wanneer het is ingecheckt. Een ticket voor een ander event of een onbekende code wordt ook geweigerd, zodat een gast met de verkeerde QR-code nooit wordt ingecheckt.

De scanner werkt ook in de offlinemodus en synchroniseert check-ins zodra er weer verbinding is. Zie Offline werken.

Scangedrag instellen

Om te wijzigen hoe de scanner werkt:

1. Selecteer de knop Scannen
2. Selecteer het tandwielpictogram bovenaan de scanner
3. Vink Gast automatisch inchecken na scannen uit, zodat het scannen van een code van het type ‘1 QR-code per gast’ de gast selecteert in plaats van deze in te checken

De instelling geldt ook voor scans met een speciale scanner.

Speciale scanners gebruiken

Scannen met de ingebouwde camera volstaat voor de meeste events. Voor drukke events waarbij snelheid en precisie in het donker belangrijk zijn, kun je een speciale scanner overwegen, zoals de Zebra TC58. De ingebouwde scanner daarvan kan sneller en nauwkeuriger zijn dan een gewone camera van een apparaat, maar voor de meeste events volstaat een gewoon iOS- of Android-apparaat met de camerascanner.

Neem vóór de aanschaf van hardware contact op met support om te controleren of deze compatibel is.

Aanbevolen werkwijzen

• Voor snelheid: zoek op initialen (typ ‘j j’ voor ‘Jan Jansen’) - vaak sneller dan QR-codes scannen, en je hoeft geen codes te verspreiden
• Voor veiligheid: QR-codes voorkomen dat gasten valse namen of identiteitsbewijzen gebruiken
• Voor een VIP-ervaring: zoeken op naam geeft een persoonlijke touch bij het verwelkomen van prominente gasten en werkt goed als je identiteitsbewijzen controleert