Sök och checka in gäster på ett event

Hitta gäster på namn eller genom att skanna deras QR-kod och checka in dem när de kommer. Sökning och incheckning fungerar även offline, och incheckningar som görs offline synkroniseras när anslutningen är tillbaka (se Arbeta offline).

För att checka in gäster behöver du behörigheten Checka in gäster. Läs mer om Behörigheter.

Obs

Användare kan alltid se de gäster som de själva har lagt till. För att se gäster som andra har lagt till behöver du behörigheten Se gäster.

Incheckningar registreras i loggen (se Visa eventloggen) och i Analytics (se Visa analytics för ett event). Analytics visar data om promoters prestationer, till exempel vilka användare som lade till gäster som faktiskt kom. Loggen visar vilken användare som checkade in gäster och när.

Steg för att söka och checka in på namn

1. Gå till Event (huvudmenyn) > ditt event > Gäster
2. Sök i sökfältet på initialer eller början av namnet:
   • För ”Erik Andersson” skriver du ”e a” i stället för hela namnet
   • Förfina med fler bokstäver: ”e an”
   • Ordningen spelar ingen roll: ”a e” fungerar också
3. Välj gästen i resultaten
4. Välj knappen Checka in

Räknaren på knappen visar incheckade gäster / totalt antal gäster. Välj den en gång per person när du checkar in en del av en grupp.

Fria och betalande gäster

Om ett namn omfattar både fria och betalande gäster visas två knappar, Checka in gratis och Checka in betalande, så att du kan hålla koll på varje typ för sig. Räknaren på varje knapp visar bara gäster av knappens egen typ.

Aktivera sökning i anpassade fält

Som standard söker du bara på gästernas namn:

1. Välj Filter (bredvid sökfältet, eller Mer > Filter på mobilen)
2. Välj vilka anpassade fält som ska ingå i sökningen
3. De valda fälten visas i resultaten och blir sökbara

Fler filteralternativ

Välj Filter (eller Mer > Filter på mobilen) för att komma åt:

• Incheckad - filtrera på incheckningsstatus
• Gästlistor - filtrera på specifika listor
• Tillagd av - filtrera på vem som lade till gästerna
• Sortera på - ändra sorteringsordningen (förnamn, efternamn, anpassat fält)

Redigera och ångra incheckningar

Så här ångrar du en incheckning eller justerar antalet:

1. Välj gästen
2. Välj Redigera incheckningar
3. Ange rätt antal incheckade gäster
4. Välj Spara

Skanna QR-koder

Obs

Knappen Skanna visas bara i mobilapparna, inte på webbplatsen.

Du kan skanna QR-koder för att checka in gäster:

1. Gå till Event (huvudmenyn) > ditt event > Gäster
2. Välj Skanna (bredvid sökfältet) eller tryck på skanningsknappen på din dedikerade skanner (som Zebra TC58)
3. Skanna QR-koden med enhetens kamera eller med den dedikerade skannern

Vad du kan skanna

För närvarande stöds QR-koder. Du kan skanna:

• Biljetter - för både betalande och fria gäster (se Hantera biljettförsäljning och QR-koder för event)
• Pass (se Pass)
• Gästbekräftelser - för gästlistor med ”1 QR-kod per namn” (se Gästbekräftelser)

Så fungerar skanningen

För gästlistor finns det två typer av QR-koder med olika standardbeteenden:

• 1 QR-kod per gäst: Checkar automatiskt in en gäst när koden skannas
• 1 QR-kod per namn: Väljer gästen så att du manuellt kan checka in varje person som kommer

För pass väljer skanningen gästen (som med alternativet ”1 QR-kod per namn”).

När en biljett har checkats in genom en skanning visar skärmen gästen och Incheckad. Välj namnet för att öppna gästen. Om biljetten redan har checkats in visar skannern ”Biljetten har redan checkats in” och när den checkades in. En biljett till ett annat event eller en okänd kod avvisas också, så att en gäst med fel QR-kod aldrig checkas in.

Skannern fungerar i offline-läge och synkroniserar incheckningar när anslutningen är tillbaka. Se Arbeta offline.

Konfigurera skanningsbeteendet

Så här ändrar du hur skannern fungerar:

1. Välj knappen Skanna
2. Välj kugghjulsikonen högst upp i skannern
3. Kryssa ur Checka in gäst automatiskt efter skanning, så att skanning av en kod av typen ”1 QR-kod per gäst” väljer gästen i stället för att checka in gästen

Inställningen gäller även skanningar med en dedikerad skannerenhet.

Använda dedikerade skannrar

Skanning med den inbyggda kameran räcker för de flesta event. För event med hög volym som kräver snabbhet och precision i mörker kan du överväga en dedikerad skannerenhet som Zebra TC58. Dess inbyggda skanner kan vara snabbare och mer exakt än en vanlig enhetskamera, men för de flesta event räcker en vanlig iOS- eller Android-enhet med kameraskannern.

Kontakta supporten innan du köper hårdvara för att bekräfta att den är kompatibel.

Bästa praxis

• För snabbhet: Använd sökning på initialer (skriv ”e a” för ”Erik Andersson”) - ofta snabbare än QR-skanning, och du behöver inte dela ut några koder
• För säkerhet: QR-koder förhindrar att gäster använder falska namn eller id-handlingar
• För en VIP-upplevelse: Namnsökning ger en personlig touch när du välkomnar prominenta gäster och fungerar bra när du kontrollerar legitimation