Event-Gäste hinzufügen oder importieren

Du kannst Gäste manuell einzeln zu einem Event hinzufügen, sie aus Excel-, CSV- oder Textdateien importieren oder Text kopieren und einfügen.

Um Gäste hinzuzufügen, benötigst du die Berechtigung Gäste hinzufügen. Weitere Informationen findest du unter Berechtigungen.

Um RSVPs zu sammeln, nutze Einladungen. Du kannst Gäste auch hinzufügen, indem du Pässe verknüpfst.

Nach dem Hinzufügen von Gästen kannst du mit Gastbestätigungen schnell Bestätigungen senden.

Schritte zum Hinzufügen von Gästen

1. Gehe zu Events (Hauptmenü) > dein Event > Gäste
2. Wähle Gäste hinzufügen aus (unter der Liste oder auf Mobilgeräten die ➕-Schaltfläche)
3. Wähle über die Tabs deine bevorzugte Methode aus

Tab „Einzeln“: Gäste einzeln hinzufügen

Füge einzelne Gäste über das Formular hinzu:

• Vor- und Nachname (erforderlich)
• Gästeliste - wähle eine vorhandene aus oder füge eine neue hinzu
• Gäste insgesamt - Anzahl der Gäste für diesen Namen (Standard: 1)
• Gratisgäste - Anzahl der Gratisgäste, die in der Gesamtzahl enthalten sind (Standard: 0), wird angezeigt, wenn Gratisgäste erfassen aktiviert ist (siehe unten) oder der Name bereits Gratisgäste hat
• Benutzerdefinierte Felder - füge benutzerdefinierte Felder hinzu oder fülle sie aus

Beispiel: Für Max Mustermann und zwei Freunde, wobei Max kostenlos hineinkommt, seine Freunde aber zahlen, gib „Gäste insgesamt“: 3 und „Gratisgäste“: 1 ein.

Wähle Hinzufügen aus, wenn du fertig bist.

Tab „Import“: Aus Dateien importieren

1. Wähle deine Excel-, CSV- oder Textdatei aus
2. Der Import zeigt deine Daten an und fragt, welche Spalten importiert werden sollen
3. Ordne die Spalten vordefinierten Feldern zu (Name, Gäste insgesamt, Gästeliste, E-Mail usw.)
4. Wähle für Daten, die zu keinem vordefinierten Feld passen, „Benutzerdefiniertes Feld“ oder für nicht benötigte Spalten „Überspringen“ aus
5. Verwende bei Excel-Dateien ein Tabellenblatt pro Datei mit den Spaltentiteln in der ersten Zeile und lass die Option Zeile 1 ist die Titelzeile ausgewählt
6. Wähle optional Namen korrigieren (Großschreibung) aus, um Namen zu korrigieren, die nur in Groß- oder Kleinbuchstaben geschrieben sind, und Alle Gäste gratis, um jeden Gast als Gratisgast hinzuzufügen (wenn Gratisgäste erfassen aktiviert ist, siehe unten)
7. Wähle Importieren aus

Tab „Text“: Kopieren und einfügen

Füge Namen direkt aus E-Mails, WhatsApp-Nachrichten oder anderen Textquellen ein:

1. Wähle die Gästeliste aus
2. Füge Namen ein oder schreibe sie, einen pro Zeile
3. Wähle Importieren aus
4. Prüfe die Gäste im Import und wähle dann erneut Importieren aus

Schritte zum Extrahieren von Gästen mit KI

HinweisKI-Gästeimport: verfügbar in den Tarifen Lite, Starter und Professional.

Wenn der Text nicht einen Namen pro Zeile enthält, etwa bei einer E-Mail oder einem Chatverlauf, lass die KI die Gäste darin finden:

1. Wähle die Gästeliste aus
2. Füge den Text ein und wähle die Option Mit KI extrahieren aus
3. Wähle Extrahieren aus
4. Prüfe die Gäste, die die KI gefunden hat. Der Text, aus dem der jeweilige Gast stammt, ist hervorgehoben. Korrigiere einen Wert direkt in der Liste oder wähle Sieht falsch aus und dann Erneut versuchen, Eingabe bearbeiten oder Verwerfen aus
5. Wähle Sieht richtig aus, importieren aus

Beispiele für das Textformat

Ein Name pro Zeile:

Max Mustermann +2

Gratisgäste in Klammern (wenn Gratisgäste erfassen aktiviert ist, siehe unten):

Lena Schmidt +1 (2)
Jonas Weber (free)

Notiz nach einem Doppelpunkt:

Anna Müller +2 : Königin des Nordens

E-Mail nach dem Namen:

Max Mustermann max@attendium.com

Duplikate

Der Import prüft auf Duplikate innerhalb des Imports und im Abgleich mit den Gästen, die bereits im Event sind, und fragt, was zu tun ist, bevor etwas hinzugefügt wird. Wähle für Namen, die im Import mehrfach vorkommen, Jeweils letzten Eintrag behalten oder Alle behalten aus. Entscheide bei Namen, die im Event bereits vorhanden sind, für jeden einzeln, ob er trotzdem hinzugefügt oder übersprungen werden oder den vorhandenen Gast ersetzen soll, oder wähle Alle überspringen aus.

Gratisgäste erfassen

Gratisgäste kommen gratis rein, während andere unter demselben Namen zahlen, zum Beispiel an der Abendkasse. Um die Felder für Gratisgäste anzuzeigen, gehe zu Einstellungen (Hauptmenü) > Konto, wähle die Option Gratisgäste erfassen und dann Speichern aus. Um die Einstellung zu ändern, benötigst du die Berechtigung Admin für das Konto. Weitere Informationen findest du unter Berechtigungen. Ist Gratisgäste erfassen deaktiviert, werden die Felder und Hinweise eines Events für Gratisgäste, einschließlich der Optionen für Gratisgäste in den Tabs Text und Import, nur dort angezeigt, wo es bereits Gratisgäste gibt.