Gäste bei einem Event suchen und einchecken

Finde Gäste über ihren Namen oder durch Scannen ihres QR-Codes und checke sie bei ihrer Ankunft ein. Suchen und Einchecken funktionieren auch offline, und Offline-Check-ins werden synchronisiert, sobald wieder eine Verbindung besteht (siehe Offline arbeiten).

Um Gäste einzuchecken, benötigst du die Berechtigung Gäste einchecken. Weitere Informationen findest du unter Berechtigungen.

Hinweis

Benutzer können die Gäste, die sie selbst hinzugefügt haben, immer sehen. Um Gäste zu sehen, die andere hinzugefügt haben, benötigst du die Berechtigung Gäste anzeigen.

Check-ins werden im Log (siehe Event-Log anzeigen) und in der Analyse (siehe Event-Analyse anzeigen) erfasst. Die Analyse zeigt Daten zur Promoter-Leistung, zum Beispiel welche Benutzer Gäste hinzugefügt haben, die tatsächlich gekommen sind. Das Log zeigt, welcher Benutzer Gäste eingecheckt hat und wann.

Schritte zum Suchen und Einchecken nach Namen

1. Gehe zu Events (Hauptmenü) > dein Event > Gäste
2. Nutze im Suchfeld die Suche nach Anfangsbuchstaben:
   • Für „Max Mustermann“ gibst du „m m“ statt des vollständigen Namens ein
   • Verfeinere die Suche mit weiteren Buchstaben: „m mu“
   • Die Reihenfolge spielt keine Rolle: „mu m“ funktioniert auch
3. Wähle den Gast in den Ergebnissen aus
4. Wähle die Schaltfläche Einchecken aus

Der Zähler auf der Schaltfläche zeigt eingecheckte Gäste / Gäste insgesamt. Wenn eine Gruppe nur teilweise eingecheckt werden soll, wählst du die Schaltfläche einmal pro Person aus.

Gratisgäste und zahlende Gäste

Wenn zu einem Namen sowohl Gratisgäste als auch zahlende Gäste gehören, erscheinen die zwei Schaltflächen Gratis einchecken und Zahlende einchecken, damit du beide Arten getrennt erfassen kannst. Der Zähler auf jeder Schaltfläche zeigt nur die Gäste der jeweiligen Art.

Suche in benutzerdefinierten Feldern aktivieren

Standardmäßig werden bei der Suche nur die Namen der Gäste berücksichtigt:

1. Wähle Filter aus (neben dem Suchfeld oder auf Mobilgeräten Mehr > Filter)
2. Wähle aus, welche benutzerdefinierten Felder in die Suche einbezogen werden sollen
3. Die ausgewählten Felder erscheinen in den Ergebnissen und werden durchsuchbar

Weitere Filteroptionen

Wähle Filter aus (oder auf Mobilgeräten Mehr > Filter). Dort findest du:

• Eingecheckt - nach Check-in-Status filtern
• Gästelisten - nach bestimmten Listen filtern
• Hinzugefügt von - danach filtern, wer die Gäste hinzugefügt hat
• Sortieren nach - die Sortierung ändern (Vorname, Nachname, benutzerdefiniertes Feld)

Check-ins bearbeiten und rückgängig machen

So machst du einen Check-in rückgängig oder passt die Anzahl an:

1. Wähle den Gast aus
2. Wähle Check-ins bearbeiten aus
3. Gib die korrekte Anzahl eingecheckter Gäste ein
4. Wähle Speichern aus

QR-Codes scannen

Hinweis

Die Schaltfläche Scannen ist nur in den mobilen Apps sichtbar, nicht auf der Website.

Du kannst QR-Codes scannen, um Gäste einzuchecken:

1. Gehe zu Events (Hauptmenü) > dein Event > Gäste
2. Wähle Scannen aus (neben dem Suchfeld) oder drücke die Scan-Taste an deinem speziellen Scanner (z. B. dem Zebra TC58)
3. Scanne den QR-Code mit der Kamera deines Geräts oder mit dem speziellen Scanner

Was du scannen kannst

Derzeit werden QR-Codes unterstützt. Du kannst Folgendes scannen:

• Tickets - sowohl für zahlende Gäste als auch für Gratisgäste (siehe Ticketing und QR-Codes für Events verwalten)
• Pässe (siehe Pässe)
• Gastbestätigungen - bei Gästelisten mit „1 QR-Code pro Name“ (siehe Gastbestätigungen)

So verhält sich das Scannen

Bei Gästelisten gibt es zwei Arten von QR-Codes mit unterschiedlichem Standardverhalten:

• 1 QR-Code pro Gast: Checkt beim Scannen automatisch einen Gast ein
• 1 QR-Code pro Name: Wählt den Gast aus, damit du jede ankommende Person manuell einchecken kannst

Bei Pässen wählt das Scannen den Gast aus (wie bei der Option „1 QR-Code pro Name“).

Nachdem ein Ticket durch einen Scan eingecheckt wurde, zeigt der Bildschirm den Gast und Eingecheckt an. Wähle den Namen aus, um den Gast zu öffnen. Wurde das Ticket bereits eingecheckt, zeigt der Scanner „Das Ticket wurde bereits eingecheckt“ und den Zeitpunkt des Check-ins an. Auch ein Ticket für ein anderes Event oder ein unbekannter Code wird abgelehnt, sodass ein Gast mit dem falschen QR-Code nie eingecheckt wird.

Der Scanner funktioniert auch im Offline-Modus und synchronisiert Check-ins, sobald wieder eine Verbindung besteht. Siehe Offline arbeiten.

Scanverhalten konfigurieren

So änderst du, wie der Scanner funktioniert:

1. Wähle die Schaltfläche Scannen aus
2. Wähle oben im Scanner das Zahnrad-Icon aus
3. Deaktiviere Automatisches Einchecken des Gastes nach dem Scannen, damit beim Scannen eines Codes mit „1 QR-Code pro Gast“ der Gast ausgewählt wird, statt ihn einzuchecken

Die Einstellung gilt auch für Scans mit einem speziellen Scanner.

Spezielle Scanner verwenden

Das Scannen mit der integrierten Kamera reicht für die meisten Events aus. Für Events mit hohem Andrang, bei denen es auch bei Dunkelheit auf Tempo und Präzision ankommt, kommt ein spezieller Scanner wie der Zebra TC58 infrage. Sein integrierter Scanner kann schneller und präziser sein als eine normale Gerätekamera, aber für die meisten Events reicht ein normales iOS- oder Android-Gerät mit dem Kamerascanner aus.

Kontaktiere vor dem Kauf von Hardware den Support, um die Kompatibilität zu klären.

Best Practices

• Für mehr Tempo: Nutze die Suche nach Anfangsbuchstaben (gib „m m“ für „Max Mustermann“ ein) - oft schneller als das Scannen von QR-Codes, und du musst keine Codes verteilen
• Für mehr Sicherheit: QR-Codes verhindern, dass Gäste falsche Namen oder Ausweise verwenden
• Für ein VIP-Erlebnis: Die Namenssuche sorgt für eine persönliche Note beim Empfang prominenter Gäste und eignet sich gut, wenn du Ausweise kontrollierst