Nota: Para hacer check-in de invitados, necesitas el permiso Hacer check-in de invitados. Para ver invitados, necesitas el permiso Ver invitados. Los usuarios siempre pueden ver a los invitados que hayan añadido ellos mismos, incluso sin el permiso Ver invitados. Más información sobre Permisos.
La búsqueda y el check-in de invitados funcionan en modo sin conexión. Los check-ins hechos sin conexión se guardan y se sincronizan cuando se restablece la conexión.
Los check-ins quedan reflejados en el registro (consulta Ver el registro del evento) y en la analítica (consulta Ver la analítica de un evento). La analítica muestra datos sobre el rendimiento de los promotores, como qué usuarios añadieron invitados que asistieron. El registro muestra qué usuario hizo check-in de los invitados y cuándo.
Pasos para buscar y hacer check-in por nombre
- Ve a Eventos (menú principal) > tu evento > Invitados
- Usa el campo de búsqueda con la búsqueda por iniciales o por el principio de las palabras:
- Para «Juan García», escribe «j g» en lugar del nombre completo
- Afina la búsqueda con más letras: «j ga»
- El orden no importa: «g j» también funciona
- Selecciona al invitado en los resultados
- Selecciona el botón Hacer check-in
El contador del botón muestra las entradas con check-in / el total de entradas. Para hacer check-in de parte de un grupo, selecciona el botón una vez por cada persona.
Entradas gratuitas y de pago
Si un invitado tiene tanto entradas gratuitas como de pago, aparecen dos botones, Hacer check-in gratis y Hacer check-in de pago, para que puedas controlar cada tipo por separado.
Activar la búsqueda en campos personalizados
Por defecto, la búsqueda solo usa los nombres de los invitados:
- Selecciona Más (junto al campo de búsqueda)
- Selecciona qué campos personalizados quieres incluir en la búsqueda
- Los campos seleccionados aparecen en los resultados y se pueden buscar
Opciones de filtrado adicionales
Selecciona Más para acceder a:
- Con check-in - filtrar por estado de check-in
- Listas de invitados - filtrar por listas concretas
- Añadido por - filtrar por quién añadió a los invitados
- Ordenar por - cambiar el orden (nombre, apellidos, campo personalizado)
Editar y deshacer check-ins
Para deshacer un check-in o ajustar el número:
- Selecciona al invitado
- Selecciona Editar check-ins
- Introduce el número correcto de entradas con check-in
- Selecciona Guardar
Escanear códigos QR
Nota: El botón Escanear solo está visible en las aplicaciones móviles, no en el sitio web.
Puedes escanear códigos QR para hacer check-in de invitados:
- Ve a Eventos (menú principal) > tu evento > Invitados
- Selecciona Escanear (junto al campo de búsqueda) o pulsa el botón de escaneo de tu escáner dedicado (como el Zebra TC58)
- Escanea el código QR con la cámara de tu dispositivo o con el escáner dedicado
Qué puedes escanear
Actualmente se admiten códigos QR. Puedes escanear:
Cómo funciona el escaneo
Para las entradas, hay dos tipos de códigos QR con distintos comportamientos predeterminados:
- 1 código QR por entrada: hace check-in de la entrada automáticamente al escanearla
- 1 código QR por nombre: selecciona al invitado para que puedas hacer check-in de sus entradas manualmente
Para los pases, el escaneo selecciona al invitado (como la opción «1 código QR por nombre»).
El escáner funciona en modo sin conexión y sincroniza los check-ins cuando se restablece la conexión.
Configurar el comportamiento del escaneo
Para cambiar cómo funciona el escáner:
- Selecciona Más (junto al campo de búsqueda)
- Selecciona la pestaña Escaneo
- Desmarca Hacer check-in de las entradas automáticamente tras escanearlas para que, al escanear un código QR de tipo «1 código QR por entrada», se seleccione al invitado en lugar de hacer check-in de la entrada
Usar escáneres dedicados
El escaneo con la cámara integrada es suficiente para la mayoría de los eventos. Para eventos con mucha afluencia que requieren rapidez y precisión con poca luz, considera un dispositivo escáner dedicado como el Zebra TC58. Su escáner integrado puede ser más rápido y preciso que la cámara de un dispositivo normal, pero para la mayoría de los eventos basta con un dispositivo iOS o Android normal con el escáner de la cámara.
Contacta con el equipo de asistencia antes de comprar hardware para confirmar la compatibilidad.
Buenas prácticas
- Para ganar rapidez: usa la búsqueda por iniciales (escribe «j g» para «Juan García») - suele ser más rápida que escanear códigos QR y no hace falta distribuir códigos
- Para mayor seguridad: los códigos QR impiden que los invitados usen nombres o documentos de identidad falsos
- Para una experiencia VIP: la búsqueda por nombre aporta un toque personal al recibir a invitados destacados y funciona bien cuando compruebas documentos de identidad