Uitnodigingssjablonen beheren

Een uitnodigingssjabloon bevat de instellingen die veel uitnodigingen gemeen hebben: de titel, de gastenlijsten, de aangepaste velden en de berichten. Elke persoonlijke uitnodiging gebruikt een sjabloon, en ook een open uitnodiging kan er een gebruiken. Uitnodigingen die een sjabloon gebruiken, tonen de actuele instellingen daarvan, zodat je één keer ontwerpt en op één plek wijzigt.

Het tabblad Sjablonen toont de sjablonen die je beheert. Andere gebruikers kunnen een sjabloon gebruiken zodra je ze daar het recht voor geeft (zie hieronder), maar ze kunnen het niet wijzigen.

Opmerking

Gebruikers kunnen sjablonen die ze zelf hebben aangemaakt bewerken, archiveren en verwijderen. Gebruikers met het recht Beheerder voor een sjabloon kunnen dat sjabloon ook beheren, zelfs als iemand anders het heeft aangemaakt. Lees meer over Rechten.

Stappen om een uitnodigingssjabloon aan te maken

1. Ga naar Uitnodigingen (hoofdmenu) > Sjablonen
2. Selecteer Nieuw sjabloon (onder de lijst)
3. Vul het sjabloon in:
   • Naam (verplicht) - zichtbaar in de lijst met sjablonen en wanneer je een sjabloon voor een uitnodiging kiest. Genodigden zien de naam niet
   • Titel - de kop van de uitnodigingspagina en de afzendernaam van de e-mails die de uitnodiging verstuurt. Laat dit leeg om de naam van het event te gebruiken
   • Uitgenodigd voor gastenlijsten - selecteer Gastenlijsten toevoegen om te kiezen welke gastenlijsten de uitnodigingen aanbieden en met welke limieten. Laat dit leeg om in plaats daarvan per uitnodiging gastenlijsten te kiezen. Limieten voor het totale aantal gasten die je hier instelt, gelden alleen voor persoonlijke uitnodigingen
   • Aangepaste velden - de gegevens die je van genodigden wilt verzamelen, naast hun naam. Zie Een open uitnodiging aanmaken voor de veldtypen
   • Berichten - het Informatiebericht, het Bevestigingsbericht en het Bericht ‘Niet genoeg plaatsen’. Selecteer Afbeeldingen toevoegen of Bestanden toevoegen om ze aan een bericht toe te voegen, en Variabele toevoegen om de naam van de gast in het bevestigingsbericht in te voegen
   • Antwoord-e-mailadres (verplicht) - het adres waar antwoorden op bevestigingsmails naartoe gaan
   • Bevestigingen naar gasten sturen - stuur genodigden die een e-mailadres invullen een bevestiging per e-mail
4. Selecteer op smalle schermen, zodra je een gastenlijst hebt toegevoegd, Voorbeeld om te zien hoe de uitnodigingspagina eruit komt te zien (op bredere schermen wordt het voorbeeld altijd rechts getoond)
5. Selecteer Aanmaken

Stappen om een uitnodigingssjabloon te bewerken

1. Ga naar Uitnodigingen (hoofdmenu) > Sjablonen > je sjabloon > Details
2. Wijzig de instellingen
3. Selecteer Opslaan

Stappen om een uitnodigingssjabloon te kopiëren

1. Ga naar Uitnodigingen (hoofdmenu) > Sjablonen > je sjabloon > Kopiëren
2. Er opent een nieuw sjabloon met dezelfde instellingen en met ‘(kopie)’ achter de naam. Wijzig wat je nodig hebt
3. Selecteer Aanmaken

Stappen om een uitnodigingssjabloon te archiveren

Archiveer een sjabloon dat je niet meer gebruikt. Een gearchiveerd sjabloon is verborgen op het tabblad Sjablonen en bij het kiezen van een sjabloon wanneer je een uitnodiging aanmaakt.

1. Ga naar Uitnodigingen (hoofdmenu) > Sjablonen > je sjabloon > Details
2. Selecteer Archiveren

Stappen om een gearchiveerd uitnodigingssjabloon te vinden

1. Ga naar Uitnodigingen (hoofdmenu) > Sjablonen
2. Selecteer Meer
3. Zet Gearchiveerd op Ja of Alle

Stappen om een uitnodigingssjabloon te dearchiveren

1. Ga naar Uitnodigingen (hoofdmenu) > Sjablonen
2. Selecteer Meer en zet Gearchiveerd op Ja of Alle
3. Selecteer het sjabloon en daarna Details
4. Selecteer Dearchiveren

Stappen om andere gebruikers een uitnodigingssjabloon te laten gebruiken

Gebruikers met het recht om een sjabloon te gebruiken, kunnen het voor hun uitnodigingen selecteren, zodat hun uitnodigingen hetzelfde ontwerp en dezelfde berichten krijgen als die van jou.

1. Ga naar Uitnodigingen (hoofdmenu) > Sjablonen > je sjabloon > Rechten
2. Selecteer onder Gebruikers die toestemming hebben om dit uitnodigingssjabloon te gebruiken de gebruikers
3. Om een gebruiker van buiten je account toegang te geven, selecteer je Gebruiker toevoegen (onder de lijst) en voer je onder Een externe gebruiker koppelen de gebruikersnaam van de persoon in. Selecteer daarna de knop Selecteren. Zie Externe gebruikers toegang geven
4. Selecteer Opslaan

Stappen om een uitnodigingssjabloon te verwijderen

Een sjabloon dat door uitnodigingen wordt gebruikt, kan niet worden verwijderd. Archiveer het in plaats daarvan.

1. Ga naar Uitnodigingen (hoofdmenu) > Sjablonen > je sjabloon > Verwijderen
2. Selecteer Verwijderen om te bevestigen