Eine Einladungsvorlage enthält die Einstellungen, die viele Einladungen gemeinsam haben: den Titel, die Gästelisten, die benutzerdefinierten Felder und die Nachrichten. Jede persönliche Einladung verwendet eine Vorlage, und auch eine offene Einladung kann eine verwenden. Einladungen, die eine Vorlage verwenden, zeigen deren aktuelle Einstellungen. So gestaltest du einmal und änderst an einer einzigen Stelle.
Der Tab Vorlagen zeigt die Vorlagen, die du verwaltest. Andere Benutzer können eine Vorlage verwenden, sobald du ihnen die Berechtigung dazu gibst (siehe unten), sie aber nicht ändern.
Hinweis
Benutzer können Vorlagen, die sie selbst erstellt haben, bearbeiten, archivieren und löschen. Benutzer mit der Berechtigung Admin für eine Vorlage können diese auch dann verwalten, wenn jemand anderes sie erstellt hat. Weitere Informationen findest du unter Berechtigungen.
Schritte zum Erstellen einer Einladungsvorlage
- Gehe zu Einladungen (Hauptmenü) > Vorlagen
- Wähle Neue Vorlage (unterhalb der Liste) aus
- Fülle die Vorlage aus:
- Name (erforderlich) - wird in der Liste der Vorlagen angezeigt und wenn du eine Vorlage für eine Einladung wählst. Eingeladene Personen sehen ihn nicht
- Titel - die Überschrift der Einladungsseite und der Absendername der E-Mails, die die Einladung versendet. Lass ihn leer, um den Namen des Events zu verwenden
- Zu Gästelisten eingeladen - wähle Gästelisten hinzufügen aus, um festzulegen, welche Gästelisten die Einladungen anbieten und mit welchen Limits. Lass das Feld leer, um die Gästelisten stattdessen für jede Einladung einzeln festzulegen. Hier festgelegte Limits für die Gesamtzahl der Gäste gelten nur für persönliche Einladungen
- Benutzerdefinierte Felder - die Angaben, die du zusätzlich zum Namen von den eingeladenen Personen erfragst. Die Feldtypen findest du unter Offene Einladung erstellen
- Nachrichten - die Infonachricht, die Bestätigungsnachricht und die Nachricht „Nicht genügend Plätze“. Wähle Bilder hinzufügen oder Dateien hinzufügen aus, um sie in eine Nachricht aufzunehmen, und Variable hinzufügen, um den Namen des Gastes in die Bestätigungsnachricht einzufügen
- Antwort-E-Mail-Adresse (erforderlich) - die Adresse, an die Antworten auf Bestätigungs-E-Mails gesendet werden
- Bestätigungen an Gäste schicken - sendet eingeladenen Personen, die eine E-Mail-Adresse angeben, eine Bestätigung per E-Mail
- Wähle auf schmalen Bildschirmen, sobald du eine Gästeliste hinzugefügt hast, Vorschau aus, um zu sehen, wie die Einladungsseite aussehen wird (auf breiteren Bildschirmen wird die Vorschau immer rechts angezeigt)
- Wähle Erstellen aus
Schritte zum Bearbeiten einer Einladungsvorlage
- Gehe zu Einladungen (Hauptmenü) > Vorlagen > deine Vorlage > Details
- Ändere die Einstellungen
- Wähle Speichern aus
Schritte zum Kopieren einer Einladungsvorlage
- Gehe zu Einladungen (Hauptmenü) > Vorlagen > deine Vorlage > Kopieren
- Eine neue Vorlage mit denselben Einstellungen wird geöffnet, und an ihren Namen ist „(Kopie)“ angehängt. Ändere, was du brauchst
- Wähle Erstellen aus
Schritte zum Archivieren einer Einladungsvorlage
Archiviere eine Vorlage, die du nicht mehr verwendest. Eine archivierte Vorlage wird auf dem Tab Vorlagen und bei der Auswahl der Vorlage beim Erstellen einer Einladung ausgeblendet.
- Gehe zu Einladungen (Hauptmenü) > Vorlagen > deine Vorlage > Details
- Wähle Archivieren aus
Schritte zum Finden einer archivierten Einladungsvorlage
- Gehe zu Einladungen (Hauptmenü) > Vorlagen
- Wähle Mehr aus
- Setze Archiviert auf Ja oder Alle
Schritte zum Aufheben der Archivierung einer Einladungsvorlage
- Gehe zu Einladungen (Hauptmenü) > Vorlagen
- Wähle Mehr aus und setze Archiviert auf Ja oder Alle
- Wähle die Vorlage und dann Details aus
- Wähle Archivierung aufheben aus
Schritte, um anderen Benutzern die Verwendung einer Einladungsvorlage zu erlauben
Benutzer mit der Berechtigung, eine Vorlage zu verwenden, können sie für ihre Einladungen auswählen, damit ihre Einladungen dasselbe Design und dieselben Nachrichten erhalten wie deine.
- Gehe zu Einladungen (Hauptmenü) > Vorlagen > deine Vorlage > Berechtigungen
- Wähle unter Benutzer, die die Berechtigung haben, diese Einladungsvorlage zu verwenden die Benutzer aus
- Um einem Benutzer außerhalb deines Kontos Zugriff zu gewähren, wähle Benutzer hinzufügen (unterhalb der Liste) aus und gib unter Externen Benutzer verknüpfen den Benutzernamen der Person ein. Wähle dann Auswählen aus. Siehe Externen Benutzern Zugriff gewähren
- Wähle Speichern aus
Schritte zum Löschen einer Einladungsvorlage
Eine Vorlage, die von Einladungen verwendet wird, kann nicht gelöscht werden. Archiviere sie stattdessen.
- Gehe zu Einladungen (Hauptmenü) > Vorlagen > deine Vorlage > Löschen
- Wähle zur Bestätigung Löschen aus