Cercare gli ospiti e fare il check-in a un evento

Trova gli ospiti per nome o scansionando il loro codice QR, e fai il check-in man mano che arrivano. La ricerca e il check-in funzionano anche offline, e i check-in fatti offline si sincronizzano quando torna la connessione (vedi Lavorare offline).

Per fare il check-in degli ospiti, ti serve l’autorizzazione Check-in ospiti. Scopri di più sulle autorizzazioni.

Nota

Gli utenti possono sempre vedere gli ospiti che hanno aggiunto loro stessi. Per vedere gli ospiti aggiunti da altri, ti serve l’autorizzazione Visualizzazione ospiti.

I check-in vengono tracciati nei registri (vedi Visualizzare il registro di un evento) e nelle analisi (vedi Visualizzare le analisi di un evento). Le analisi mostrano dati sul rendimento dei PR, ad esempio quali utenti hanno aggiunto gli ospiti che hanno partecipato. I registri mostrano quale utente ha fatto il check-in degli ospiti e quando.

Passaggi per cercare gli ospiti e fare il check-in per nome

1. Vai a Eventi (menu principale) > il tuo evento > Ospiti
2. Usa il campo di ricerca con la ricerca per iniziali/prefissi:
   • Per «Mario Rossi» digita «m r» invece del nome completo
   • Affina con più lettere: «m ro»
   • L’ordine non conta: funziona anche «r m»
3. Seleziona l’ospite tra i risultati
4. Seleziona il pulsante Fai il check-in

Il contatore sul pulsante mostra ospiti con check-in / ospiti totali. Selezionalo una volta per ogni persona per i check-in parziali dei gruppi.

Ospiti omaggio e paganti

Se un nome ha sia ospiti omaggio sia ospiti paganti, compaiono due pulsanti, Fai il check-in omaggio e Fai il check-in a pagamento, così puoi tenere traccia di ciascun tipo separatamente. Il contatore di ogni pulsante mostra solo il proprio tipo.

Attivare la ricerca nei campi personalizzati

Per impostazione predefinita, la ricerca usa solo i nomi degli ospiti:

1. Seleziona Filtri (accanto al campo di ricerca, o Altro > Filtri sui dispositivi mobili)
2. Seleziona i campi personalizzati da includere nella ricerca
3. I campi selezionati compaiono nei risultati e diventano ricercabili

Altre opzioni di filtro

Seleziona Filtri (o Altro > Filtri sui dispositivi mobili) per accedere a:

• Check-in effettuato - filtra per stato del check-in
• Liste ospiti - filtra per liste specifiche
• Aggiunto da - filtra per chi ha aggiunto gli ospiti
• Ordina per - cambia l’ordinamento (nome, cognome, campo personalizzato)

Modificare e annullare i check-in

Per annullare un check-in o correggere il numero:

1. Seleziona l’ospite
2. Seleziona Modifica check-in
3. Inserisci il numero corretto di ospiti con check-in
4. Seleziona Salva

Scansionare i codici QR

Nota

Il pulsante Scansiona è visibile solo nelle app mobili, non sul sito web.

Puoi scansionare i codici QR per fare il check-in degli ospiti:

1. Vai a Eventi (menu principale) > il tuo evento > Ospiti
2. Seleziona Scansiona (accanto al campo di ricerca) o premi il pulsante di scansione sul tuo scanner dedicato (come lo Zebra TC58)
3. Scansiona il codice QR con la fotocamera del dispositivo o con lo scanner dedicato

Cosa puoi scansionare

Al momento sono supportati i codici QR. Puoi scansionare:

• Biglietti - per ospiti sia paganti sia omaggio (vedi Gestire la biglietteria e i codici QR di un evento)
• Pass (vedi Pass)
• Conferme ospiti - per le liste ospiti con «1 codice QR per nome» (vedi Conferme ospiti)

Come funziona la scansione

Per le liste ospiti esistono due tipi di codici QR, con comportamenti predefiniti diversi:

• 1 codice QR per ospite: fa automaticamente il check-in di un ospite quando viene scansionato
• 1 codice QR per nome: seleziona l’ospite, così puoi fare manualmente il check-in di ogni persona che arriva

Per i pass, la scansione seleziona l’ospite (come l’opzione «1 codice QR per nome»).

Dopo il check-in di un biglietto tramite scansione, lo schermo mostra l’ospite e Check-in effettuato. Seleziona il nome per aprire l’ospite. Se il check-in del biglietto è già stato fatto, lo scanner mostra «Check-in già effettuato per questo biglietto» e quando è stato fatto. Vengono rifiutati anche un biglietto di un altro evento o un codice sconosciuto, quindi non viene mai fatto il check-in di un ospite con il codice QR sbagliato.

Lo scanner funziona in modalità offline e sincronizza i check-in quando torna la connessione. Vedi Lavorare offline.

Configurare il comportamento della scansione

Per cambiare il funzionamento dello scanner:

1. Seleziona Scansiona
2. Seleziona l’icona dell’ingranaggio in alto nello scanner
3. Deseleziona Fai automaticamente il check-in dell’ospite dopo la scansione, così la scansione di un codice di tipo «1 codice QR per ospite» seleziona l’ospite invece di farne il check-in

L’impostazione vale anche per le scansioni da uno scanner dedicato.

Usare scanner dedicati

La scansione con la fotocamera integrata va bene per la maggior parte degli eventi. Per eventi con grandi volumi che richiedono velocità e precisione in condizioni di scarsa luce, valuta uno scanner dedicato come lo Zebra TC58. Il suo scanner integrato può essere più veloce e preciso della fotocamera di un normale dispositivo, ma per la maggior parte degli eventi basta un normale dispositivo iOS o Android con lo scanner della fotocamera.

Prima di acquistare l’hardware, contatta l’assistenza per verificarne la compatibilità.

Buone pratiche

• Per la velocità: usa la ricerca per iniziali (digita «m r» per «Mario Rossi»), spesso più veloce della scansione dei codici QR e senza bisogno di distribuire codici
• Per la sicurezza: i codici QR impediscono agli ospiti di usare nomi o documenti falsi
• Per un’accoglienza VIP: la ricerca per nome offre un tocco personale quando accogli ospiti di alto profilo e funziona bene quando controlli i documenti