Impostare le autorizzazioni di un evento

Per collaborare a un evento, gli utenti hanno bisogno dell’autorizzazione per accedervi. L’utente che ha registrato l’account ha automaticamente l’autorizzazione Admin sull’account, che dà accesso a tutto ciò che contiene. Gli altri utenti hanno bisogno di autorizzazioni esplicite per accedere agli eventi.

Per gestire le autorizzazioni di un evento, ti serve l’autorizzazione Admin sull’evento. Scopri di più sulle autorizzazioni.

Passaggi per impostare le autorizzazioni di un evento

1. Vai a Eventi (menu principale) > il tuo evento > Impostazioni > Autorizzazioni
2. Visualizza l’elenco degli utenti
3. Seleziona un utente per vedere e modificare le sue autorizzazioni nel pannello a destra
4. Configura le autorizzazioni che ti servono
5. Seleziona Salva

Aggiungere utenti del tuo account

Tutti gli utenti del tuo account sono già nell’elenco. Gli utenti senza autorizzazioni sull’evento sono mostrati in grigio.

1. Vai a Eventi (menu principale) > il tuo evento > Impostazioni > Autorizzazioni
2. Seleziona l’utente a cui vuoi dare accesso
3. Configura le autorizzazioni che ti servono nel pannello a destra
4. Seleziona Salva

Per creare nuovi utenti, gli admin dell’account possono selezionare Aggiungi utente (sotto l’elenco degli utenti) e poi Gestisci utenti in Aggiungi utenti interni, oppure andare a Impostazioni (menu principale) > Utenti. Vedi Gestire gli utenti.

Aggiungere utenti esterni al tuo account

1. Vai a Eventi (menu principale) > il tuo evento > Impostazioni > Autorizzazioni
2. Seleziona Aggiungi utente (sotto l’elenco degli utenti)
3. In Collega un utente esterno, inserisci il nome utente della persona
4. Seleziona il pulsante Seleziona accanto all’utente corrispondente. Le autorizzazioni dell’utente si aprono nel pannello a destra
5. Configura le autorizzazioni che ti servono
6. Seleziona Salva

Vedi Dare l’accesso a utenti esterni.

Autorizzazioni disponibili

Quando selezioni un utente, puoi concedere queste autorizzazioni:

Admin — controllo completo sull’evento, compresa la gestione delle autorizzazioni degli altri utenti

Visualizzazione ospiti — vedere i dati degli ospiti in tutte le liste ospiti

Aggiunta ospiti — aggiungere nuovi ospiti all’evento. Gli utenti con questa autorizzazione possono anche vedere, modificare ed eliminare gli ospiti che hanno aggiunto loro stessi, anche senza l’autorizzazione Visualizzazione ospiti

Check-in ospiti — fare il check-in degli ospiti all’evento

Impostare limiti per l’aggiunta di ospiti

Quando un utente ha l’autorizzazione Aggiunta ospiti, puoi impostare limiti aggiuntivi:

• Max ospiti totali — numero massimo di ospiti che l’utente può aggiungere
• Max ospiti omaggio — numero massimo di ospiti omaggio all’interno del suo totale, visibile quando Monitora gli ospiti omaggio è attivo o il limite è già impostato (vedi Aggiungere o importare ospiti in un evento)
• Prima data/ora utile per aggiungere ospiti
• Ultima data/ora utile per aggiungere ospiti

Questi limiti si possono impostare per singola lista ospiti o per l’intero evento (che comprende tutte le liste ospiti). Le autorizzazioni per i tipi di pass collegati all’evento vanno configurate separatamente nella sezione delle autorizzazioni del tipo di pass (vedi Impostare le autorizzazioni del tipo di pass). Se sei admin del tipo di pass, puoi aprirle con Autorizzazioni per i pass sotto la sua lista ospiti.

Per limitare il numero di ospiti per tutti gli utenti insieme, seleziona Tutti (in totale) nell’elenco degli utenti e imposta lì i limiti.

Nota

Gli ospiti con check-in che sono stati poi eliminati contano comunque ai fini del limite. Così il limite non può essere aggirato eliminando ospiti con check-in.

Ereditarietà delle autorizzazioni

Il sistema di autorizzazioni offre una gestione flessibile tramite l’ereditarietà:

• Modelli di evento — imposta le autorizzazioni una sola volta su un modello per gestire più eventi contemporaneamente. Vedi Modelli di evento
• Location — imposta le autorizzazioni a livello di location per applicarle automaticamente a tutti gli eventi in quella location. Dall’evento puoi aprirle con Autorizzazioni della location
• Eventi — imposta le autorizzazioni direttamente sui singoli eventi per l’accesso a un solo evento

Le autorizzazioni e i limiti ereditati indicano da dove provengono, ad esempio Origine: location. Un’autorizzazione ereditata non può essere rimossa nell’evento. Modificala dove è impostata, nella location o nel modello: seleziona l’indicatore e poi Modifica seguito dal suo nome. Se modifichi un limite ereditato nell’evento, il nuovo valore prevale su quello ereditato solo per questo evento. Per tornare al limite ereditato, seleziona Elimina eccezione sotto di esso e poi Salva.

Buone pratiche

Utenti individuali — crea un utente separato per ogni collega, partner e PR, così puoi vedere chi ha aggiunto ogni ospite o ne ha fatto il check-in

Dispositivi di check-in condivisi — usa un unico utente per tutti i dispositivi di check-in all’ingresso

Limita l’accesso in modo appropriato — concedi solo le autorizzazioni necessarie, soprattutto agli utenti per il check-in. Dai allo staff all’ingresso solo l’autorizzazione Check-in ospiti, per impedire che aggiunga o modifichi i dati degli ospiti. Se un dispositivo viene perso, le autorizzazioni limitate impediscono accessi non autorizzati