Pesquisar e fazer check-in de convidados num evento

Encontra convidados pelo nome ou lendo o respetivo código QR e faz o check-in à medida que chegam. A pesquisa e o check-in também funcionam offline, e os check-ins feitos offline são sincronizados quando a ligação é restabelecida (consulta Trabalhar offline).

Para fazer check-in de convidados, precisas da permissão Fazer check-in de convidados. Sabe mais sobre Permissões.

Nota

Os utilizadores podem sempre ver os convidados que adicionaram. Para ver convidados adicionados por outras pessoas, precisas da permissão Ver convidados.

Os check-ins aparecem nos registos (consulta Ver o registo de um evento) e nas estatísticas (consulta Ver as estatísticas de um evento). As estatísticas mostram dados sobre o desempenho dos promotores, como os utilizadores que adicionaram convidados que compareceram. Os registos mostram que utilizador fez o check-in dos convidados e quando.

Passos para pesquisar e fazer check-in pelo nome

1. Vai a Eventos (menu principal) > o teu evento > Convidados
2. Usa o campo de pesquisa com pesquisa por iniciais/prefixos:
   • Para «João Silva», escreve «j s» em vez do nome completo
   • Refina com mais letras: «j si»
   • A ordem não importa: «s j» também funciona
3. Seleciona o convidado nos resultados
4. Seleciona o botão Fazer check-in

O contador no botão mostra os convidados com check-in / o total de convidados. Seleciona-o uma vez por pessoa para fazer check-ins parciais de grupos.

Convidados grátis e pagantes

Se um nome tiver convidados grátis e pagantes, aparecem dois botões, Fazer check-in grátis e Fazer check-in pagante, para poderes contabilizar cada tipo separadamente. O contador de cada botão mostra apenas o seu próprio tipo.

Ativar a pesquisa por campos personalizados

Por predefinição, a pesquisa usa apenas os nomes dos convidados:

1. Seleciona Filtros (junto ao campo de pesquisa, ou Mais > Filtros em dispositivos móveis)
2. Seleciona os campos personalizados a incluir na pesquisa
3. Os campos selecionados aparecem nos resultados e passam a ser pesquisáveis

Opções de filtragem adicionais

Seleciona Filtros (ou Mais > Filtros em dispositivos móveis) para aceder a:

• Com check-in - filtrar pelo estado de check-in
• Listas de convidados - filtrar por listas específicas
• Adicionado por - filtrar por quem adicionou os convidados
• Ordenar por - alterar a ordenação (nome próprio, apelido, campo personalizado)

Editar e anular check-ins

Para anular um check-in ou ajustar o número:

1. Seleciona o convidado
2. Seleciona Editar check-ins
3. Introduz o número correto de convidados com check-in
4. Seleciona Guardar

Ler códigos QR

Nota

O botão Ler só está visível nas apps móveis, não no site.

Podes ler códigos QR para fazer check-in de convidados:

1. Vai a Eventos (menu principal) > o teu evento > Convidados
2. Seleciona Ler (junto ao campo de pesquisa) ou prime o botão de leitura do teu leitor físico dedicado (como o Zebra TC58)
3. Lê o código QR com a câmara do dispositivo ou com o leitor físico dedicado

O que podes ler

Atualmente, são suportados códigos QR. Podes ler:

• Bilhetes - para convidados pagantes e grátis (consulta Gerir a venda de bilhetes e os códigos QR de um evento)
• Passes (consulta Passes)
• Confirmações de convidados - de listas de convidados com 1 código QR por nome (consulta Confirmações de convidados)

Como funciona a leitura

Nas listas de convidados, há dois tipos de códigos QR com comportamentos predefinidos diferentes:

• 1 código QR por convidado: Faz automaticamente o check-in de um convidado quando é lido
• 1 código QR por nome: Seleciona o convidado para poderes fazer manualmente o check-in de cada pessoa que chega

Nos passes, a leitura seleciona o convidado (como a opção «1 código QR por nome»).

Quando é feito o check-in de um bilhete através de uma leitura, o ecrã mostra o convidado e Com check-in. Seleciona o nome para abrir o convidado. Se já tiver sido feito o check-in do bilhete, o leitor mostra «O bilhete já está com check-in» e a hora do check-in. Um bilhete de outro evento ou um código desconhecido também é rejeitado, por isso nunca é feito o check-in de um convidado com o código QR errado.

O leitor funciona em modo offline e sincroniza os check-ins quando a ligação é restabelecida. Consulta Trabalhar offline.

Configurar o comportamento da leitura

Para alterar o funcionamento do leitor:

1. Seleciona Ler
2. Seleciona o ícone de engrenagem na parte superior do leitor
3. Desmarca Fazer check-in automático após a leitura, para que a leitura de um código «1 código QR por convidado» selecione o convidado em vez de lhe fazer o check-in

A definição também se aplica às leituras feitas com um leitor físico dedicado.

Usar leitores físicos dedicados

A leitura com a câmara integrada funciona na maioria dos eventos. Para eventos de grande volume que exigem rapidez e precisão com pouca luz, considera um leitor físico dedicado como o Zebra TC58. O leitor integrado pode ser mais rápido e preciso do que a câmara de um dispositivo comum, mas, na maioria dos eventos, um dispositivo iOS ou Android normal com o leitor da câmara é suficiente.

Contacta o suporte antes de comprar hardware para confirmar a compatibilidade.

Boas práticas

• Para rapidez: Usa a pesquisa por iniciais (escreve «j s» para «João Silva») - muitas vezes é mais rápida do que a leitura de códigos QR, sem ser preciso distribuir códigos
• Para segurança: Os códigos QR impedem que os convidados usem nomes ou documentos de identificação falsos
• Para uma experiência VIP: A pesquisa por nome dá um toque pessoal ao receber convidados de destaque e funciona bem quando verificas documentos de identificação