Berechtigungen für ein Event festlegen

Damit Benutzer gemeinsam an einem Event arbeiten können, brauchen sie eine Berechtigung für den Zugriff darauf. Der Benutzer, der das Konto registriert hat, verfügt automatisch über die Berechtigung Admin für das Konto, die Zugriff auf alles darin gewährt. Alle anderen Benutzer brauchen ausdrücklich erteilte Berechtigungen, um auf Events zuzugreifen.

Um die Berechtigungen für ein Event zu verwalten, benötigst du die Berechtigung Admin für das Event. Weitere Informationen findest du unter Berechtigungen.

Schritte zum Festlegen der Berechtigungen für ein Event

1. Gehe zu Events (Hauptmenü) > dein Event > Einstellungen > Berechtigungen
2. Sieh dir die Liste der Benutzer an
3. Wähle einen Benutzer aus, um seine Berechtigungen im Panel auf der rechten Seite anzuzeigen und zu bearbeiten
4. Lege die gewünschten Berechtigungen fest
5. Wähle Speichern aus

Benutzer aus deinem Konto hinzufügen

Alle Benutzer deines Kontos sind bereits in der Liste. Benutzer ohne Berechtigungen für das Event werden ausgegraut angezeigt.

1. Gehe zu Events (Hauptmenü) > dein Event > Einstellungen > Berechtigungen
2. Wähle den Benutzer aus, dem du Zugriff geben möchtest
3. Lege die gewünschten Berechtigungen im Panel auf der rechten Seite fest
4. Wähle Speichern aus

Um neue Benutzer anzulegen, können Kontoadministratoren Benutzer hinzufügen (unterhalb der Benutzerliste) und dann Benutzer verwalten (unter Interne Benutzer hinzufügen) auswählen oder zu Einstellungen (Hauptmenü) > Benutzer gehen. Siehe Benutzer verwalten.

Benutzer von außerhalb deines Kontos hinzufügen

1. Gehe zu Events (Hauptmenü) > dein Event > Einstellungen > Berechtigungen
2. Wähle Benutzer hinzufügen (unterhalb der Benutzerliste) aus
3. Gib unter Externen Benutzer verknüpfen den Benutzernamen der Person ein
4. Wähle neben dem passenden Benutzer Auswählen aus. Die Berechtigungen des Benutzers werden im Panel auf der rechten Seite geöffnet
5. Lege die gewünschten Berechtigungen fest
6. Wähle Speichern aus

Siehe Externen Benutzern Zugriff gewähren.

Verfügbare Berechtigungen

Wenn du einen Benutzer auswählst, kannst du ihm diese Berechtigungen erteilen:

Admin — Volle Kontrolle über das Event, einschließlich der Verwaltung der Berechtigungen anderer Benutzer

Gäste anzeigen — Gastdaten aller Gästelisten einsehen

Gäste hinzufügen — Neue Gäste zum Event hinzufügen. Benutzer mit dieser Berechtigung können Gäste, die sie selbst hinzugefügt haben, außerdem sehen, bearbeiten und löschen – auch ohne die Berechtigung Gäste anzeigen

Gäste einchecken — Gäste beim Event einchecken

Limits für das Hinzufügen von Gästen festlegen

Wenn ein Benutzer die Berechtigung Gäste hinzufügen hat, kannst du zusätzliche Limits festlegen:

• Max. Gäste insgesamt — Maximale Anzahl an Gästen, die der Benutzer hinzufügen kann
• Max. Gratisgäste — Maximale Anzahl an Gratisgästen innerhalb dieser Gesamtzahl, angezeigt, wenn Gratisgäste erfassen aktiviert ist oder das Limit bereits festgelegt ist (siehe Event-Gäste hinzufügen oder importieren)
• Frühestes Datum/Uhrzeit zum Hinzufügen von Gästen
• Spätestes Datum/Uhrzeit zum Hinzufügen von Gästen

Diese Limits kannst du pro Gästeliste oder für das gesamte Event (das alle Gästelisten umfasst) festlegen. Berechtigungen für Passtypen, die mit dem Event verknüpft sind, musst du separat in den Berechtigungen des Passtyps festlegen (siehe Berechtigungen für einen Passtyp festlegen). Wenn du Admin des Passtyps bist, öffnest du sie über Berechtigungen für Pässe unter seiner Gästeliste.

Um die Anzahl der Gäste für alle Benutzer zusammen zu begrenzen, wähle in der Benutzerliste Alle (insgesamt) aus und lege dort die Limits fest.

Hinweis

Gäste, die eingecheckt und danach gelöscht wurden, werden weiterhin auf das Limit angerechnet. So lässt sich das Limit nicht umgehen, indem man eingecheckte Gäste löscht.

Vererbung von Berechtigungen

Das Berechtigungssystem ermöglicht durch Vererbung eine flexible Verwaltung:

• Event-Vorlagen — Lege Berechtigungen einmal für eine Vorlage fest, um mehrere Events gleichzeitig zu verwalten. Siehe Event-Vorlagen
• Locations — Lege Berechtigungen auf Ebene der Location fest, damit sie automatisch für alle Events an dieser Location gelten. Über Berechtigungen für Location öffnest du sie vom Event aus
• Events — Lege Berechtigungen direkt für einzelne Events fest, wenn jemand nur für ein bestimmtes Event Zugriff braucht

Geerbte Berechtigungen und Limits sind mit ihrer Herkunft gekennzeichnet, zum Beispiel Von Location. Eine geerbte Berechtigung kann im Event nicht entfernt werden. Ändere sie dort, wo sie festgelegt ist, in der Location oder Vorlage: Wähle die Markierung und dann den Namen gefolgt von bearbeiten aus. Wenn du ein geerbtes Limit im Event änderst, überschreibst du es nur für dieses Event. Um zum geerbten Limit zurückzukehren, wähle darunter Überschreibung löschen und dann Speichern aus.

Best Practices

Eigene Benutzer — Lege für jedes Teammitglied, jeden Partner und Promoter einen eigenen Benutzer an, damit du siehst, wer welchen Gast hinzugefügt oder eingecheckt hat

Gemeinsame Check-in-Geräte — Verwende für alle Check-in-Geräte am Einlass einen einzigen Benutzer

Zugriff gezielt einschränken — Erteile nur die nötigen Berechtigungen, besonders für Benutzer, mit denen eingecheckt wird. Gib dem Einlasspersonal nur die Berechtigung Gäste einchecken, damit es keine Gastdaten hinzufügen oder ändern kann. Geht ein Gerät verloren, verhindern eingeschränkte Berechtigungen unbefugten Zugriff